Tips og triks for å skrive den perfekte forretnings-e-postmeldingen

Hvis du leter etter måter å forbedre bedriftens e-postadresser på, er du ikke alene. Fagpersoner sliter jevnlig med å skrive e-postmeldinger, og viser til klarhet, konsesjon og hastighet som store hindringer.

Å lage den perfekte forretnings-e-posten trenger ikke å være komplisert, og du trenger absolutt ikke en doktorgrad i litteratur for å skrive klare og overbevisende e-poster. Noen få enkle tips og triks kan hjelpe deg med å kommunisere mer effektivt og bruke mindre tid på å gjøre det.

Hvis du ikke allerede har gjort det, må du ta en titt på listen vår over de beste e-posttjenestene. alle disse tipsene blir enklere å implementere når du har funnet en e-postklient som er behagelig og enkel å bruke.

1. Bruk tekstformatering til din fordel.

Nesten alle moderne e-poster sendes i HTML, noe som betyr at du kan utnytte formatering for å legge vekt på eller gi klarhet. Selektiv bruk av dristig, understreket og kursiv tekst kan formidle betydning, haster og relevans.

Ved å bruke formatering for å gjøre oppmerksom på nøkkelbegreper, blir e-postmeldingen din lettere å lese, og formidle mer informasjon på et øyeblikk. Tatt i betraktning at den gjennomsnittlige kontormedarbeideren mottar mer enn 80 e-poster per dag, vil dette hjelpe deg å fremstå som tydelig og lett å forstå.

Bruk aldri store bokstaver for å understreke et poeng. folk synes det er avskyelig og til og med frekt.

Formatering kan bidra til å trekke leserens øye med viktig informasjon eller legge vekt.

2. Legg til hyperkoblinger som en proff

Det er ganske praktisk når noen nevner et dokument eller et nettsted, og alt du trenger å gjøre er å klikke på det aktuelle nøkkelordet for å sjekke kilden selv. Hyperkoblinger er en fin måte å få e-postene dine til å se mer profesjonelle ut, og vil bli verdsatt av leserne dine.

Det er også en annen grunn til at det er viktig å velge et godt e-postprogram, selv om de fleste nettbaserte i dag, som Gmail, kan håndtere koblinger helt fint. Selv om det er forskjellig fra program til program, er Ctrl + K (Cmd + K for Mac) en nesten universell hurtigtast for å legge til en hyperkobling. Hvis det ikke fungerer, kan du bare sjekke programmets Hjelp-meny for instruksjoner.

Hyperkoblinger gjør det mulig for lesere å raskt få tilgang til referanseinformasjon.

3. Unngå uvanlige eller uprofesjonelle skrifter

Ja, dette inkluderer tegneserier. Når du velger en skrift for dine profesjonelle e-poster, hold deg til klassikerne. Arial og Calibri, for eksempel, er begge lettleste, umiddelbart kjent og godt egnet for forretningsmiljøer. Bruk også den samme fonten for maksimal lesbarhet.

Hold deg til nøytrale skrifttyper for et mer profesjonelt utseende.

4. Ta deg tid til å lage en profesjonell signatur

Noen selskaper vil ha retningslinjer for hva du skal inkludere (eller ikke) i signaturen din, men hvis ikke, har du ledig plass til å bygge et profesjonelt image.

Å legge til firmalogoen kan gå langt mot å skape et polert utseende. Moderne e-postprogrammer skal tillate deg å sentrere logoen din og skrive tekst under den eller justere logoen til venstre, med tekst til høyre. Uansett vil e-postene dine umiddelbart se mer profesjonelle ut, og leserne får lettere for å koble deg til selskapet ditt.

Også når det kommer til en e-signatur, er mindre mer. Hold deg til det grunnleggende: navn og posisjon, telefonnummer og, hvis det er hensiktsmessig, enkle ikoner for sosiale medier. Merker som Twitter, Facebook og Instagram har alle ressurssider med ikoner som du kan legge til i signaturen din, som vil lenke til profilen din.

Alternativt er det en rekke signaturgeneratorer, som WiseStamp, som vil hjelpe deg med å bygge en profesjonell signatur på få minutter.

En profesjonell signatur går langt mot å skape et polert utseende.

5. Korrekturles e-postene dine

Dette kan være en vanskelig vane å bygge, spesielt for de av oss som skriver 30 eller 40 e-poster om dagen, men det vil gjøre en betydelig forskjell i hvor godt du kommuniserer. Stavefeil, skrivefeil og feil grammatikk vil gjøre at e-posten din (og du i forlengelsen) virker mindre profesjonell.

Ikke nøl med å se på en god grammatikk og skrivehjelp. Grammarly er for eksempel en nettleserutvidelse som mange synes er nyttige for å fange slike feil. Vær imidlertid forsiktig så du ikke bare stoler på automatiske skrivemidler. Du bør fortsatt lese korrektur på e-posten din fra start til slutt.

Sørg for å lese korrektur på dokumentene dine, og ikke nøl med å se på et godt verktøy for skriving.

6. Unngå lo og fyllstoff

Som deg har de fleste en uendelig strøm av innkommende e-poster. Bortsett fra en enkel hilsen og en høflig avslutning, hold ting så direkte og enkelt som mulig. Vær spesielt oppmerksom på repetisjoner, påkjøringssetninger og fyllstoff.

Å skrive en e-post er ikke som å snakke: teksten forblir på skjermen, tilgjengelig for leserne når som helst. Det er ikke nødvendig å nevne noe mer enn en gang eller å gjøre flere referanser til samme produkt eller konsept.

Som diskutert, ved å bruke formatering for vekt og hyperkoblinger til referansedokumenter, kan du i stor grad forenkle teksten din for en mer effektiv e-post.

Sammendrag

Å skrive gode forretnings-e-postmeldinger bør ikke være stressende eller tidkrevende, selv om det krever praksis. Disse seks enkle tipsene hjelper deg med å lage e-post som er tydeligere og lettere å lese og forstå og ha et mer profesjonelt utseende.

Å lage profesjonelle e-poster med tillit og i tide er en ferdighet som kan læres og forbedres som alle andre. Det er mange ressurser tilgjengelig på nettet, inkludert gratis e-postmaler du kan bruke som inspirasjon, og som kan lette oppgaven.