Smartsheet er ikke din typiske prosjektledelsesplattform. I stedet er det en Excel-lignende regnearkprogramvare som muliggjør intrikate datavisninger. Mens plattformen kan låse opp massevis av fleksibilitet for virksomheten din, tar det en leder som virkelig elsker regneark for å få mest mulig ut av denne programvaren. Smartsheet er ikke spesielt lett å bruke, og det mangler den intuitive designen til mange av sine dedikerte prosjektledelseskonkurrenter.
Planer og priser
Smartsheet har to plannivåer for små bedrifter og to tilpassede planalternativer for mellomstore og store bedrifter.
Den individuelle planen koster $ 19 per bruker per måned eller $ 168 per bruker per år hvis den betales årlig. Dette inkluderer mye av Smartsheets funksjonalitet, men utelater spesielt muligheten til å spore fremgang og administrere brukere på tvers av et team.
Forretningsplanen koster $ 32 per bruker per måned eller $ 300 per bruker per år hvis den betales årlig. Dette legges til i Aktivitetslogg-funksjonen, gruppeadministrasjon, tilpassede dashbord og rapportering. Merk at forretningsplanen krever at du kjøper minst tre lisenser.
Enterprise- og Premier-planer er designet for større selskaper som trenger avanserte funksjoner for administrasjon og brukeradministrasjon. Premier-planen inkluderer flere premium Smartsheet-apper samt støtte for integrering med Salesforce og Microsoft Dynamics. Du må kontakte Smartsheet for å få prisinformasjon for disse planene.
Funksjoner
Smartsheet har mye mer likhet med Microsoft Excel i funksjonene og grensesnittet enn med de fleste dedikerte prosjektledelsesverktøy. Du kan gjøre omtrent hva som helst med Smartsheet som du gjør med et tradisjonelt regneark, inkludert sporing av utgifter og budsjetter og oppretting av skjemaer. Hovedforskjellen er at Smartsheet tilbyr maler og et stort utvalg av formateringsverktøy for å få plattformen til å fungere bedre for en forretningsinnstilling.
For eksempel lar Smartsheet deg lage rullegardinmenyer i celler slik at du raskt får tilgang til kontakter, kalenderhendelser, teammedlemmer eller aktive oppgaver. Ved å bruke flere rullegardinmenyer kan du raskt og enkelt lage en sjekkliste over oppgaver for et prosjekt, tildele teammedlemmer til hver oppgave og sette tidsfrister. Fordelen med Smartsheet over andre prosjektledelsesplattformer er at du i det vesentlige har ubegrenset potensial for å legge til tilpassede felt til hver oppgave.
Det som er fint med Smartsheet for oppgavebehandling, er at du kan dra oppgaver rundt i regnearkene dine. Så du kan opprette et hierarki av underoppgaver eller flytte elementer til en "Ferdig" -kolonne, avhengig av hvordan du foretrekker å organisere arbeidsflyten. I tillegg lar programvaren deg enkelt definere betinget formatering, slik at du for eksempel kan markere eventuelle oppgaver med frist de neste to ukene.
Den andre måten Smartsheet kan være veldig nyttig på, er hvis du bruker det til å lage hybrid regneark. Smartsheet har maler for prosjektbudsjettering, utgifter og tidssporing. Du kan bygge videre på disse malene for å se hvilke teammedlemmer som er tildelt hvilket prosjekt i et utgiftsark. Eller integrer en utgiftsrapport direkte i et regneark for prosjektets tidslinje.
Workflow Automation
En av de fine funksjonene som Smartsheet tilbyr er arbeidsflyter, som lar deg automatisere noen av regnearkene dine. Spesielt lar arbeidsflyter deg bruke data til å utløse flere hendelser i arkene dine. Så du kan få nye brukere automatisk tildelt et prosjekt når en bestemt oppgave er merket som fullført, eller utløse e-postvarsler når en bestemt milepæl eller utgiftsgrense er nådd.
Appintegrasjon
Smartsheet har en enorm kapasitet for å integrere tilleggsprogramvare. Som du håper, fungerer plattformen ut av boksen med de fleste store skylagringsleverandører og Google Apps. Det er også en markedsplass for Smartsheet-apper der du finner nye regnearkmaler, integrasjoner med ett klikk og førsteklasses tillegg. Hvis du ikke finner en integrasjon du trenger, kan du få tilgang til Smartsheets API for å utvikle nye funksjoner.
Grensesnitt og i bruk
Det skulle komme som en liten overraskelse at Smartsheet ikke er det enkleste prosjektstyringsverktøyet i verden, det er tross alt helt avhengig av regneark. Hvis du er en Excel-whiz, vil Smartsheets være betydelig lettere å lære enn om du vanligvis unngår regneark så mye som mulig. Imidlertid er det noen forskjeller i formler og menyoppsett, så programvaren krever en læringskurve for nesten alle.
Spesielt når du begynner, må du finne ut hvilke maler som fungerer for din virksomhet. Plattformens maler er kategorisert etter forretningsområde (f.eks. Prosjektledelse, salg, markedsføring, IT osv.). Men det er også flere maler å utforske i Smartsheet app store.
Smartsheet har også noen mangler etter at du har brukt programmet. En viktig ting er at det ikke er noen enkel måte for samarbeidspartnere å se hvem som jobber med hvilket dokument. Så hvis du jobber i et team, må du tenke på en strategi for å unngå å overskrive arbeidet med et enkelt regneark for oppgavebehandling.
I tillegg, selv om Smartsheet er en skybasert programvare, mangler den en kontinuerlig automatisk lagringsfunksjon. Plattformen vil lagre arbeidet ditt i intervaller, men hvis du vil at en endring skal formidles umiddelbart til samarbeidspartnere på et regneark, må du faktisk trykke på en “Lagre” -knapp.
Brukerstøtte
Smartsheet har et stort bibliotek med videoopplæringsprogrammer for å hjelpe deg med å få peiling på programvaren. Det er også rikelig med online dokumentasjon for å løse de vanligste problemene.
Smartsheet er imidlertid lett på direkte kundesupport. Du kan bare kontakte selskapet via et e-poststøttesystem, så det kan ta en hel virkedag eller mer å få svar på spørsmål.
Konkurransen
Smartsheet ligner mest på AirTable, som også bruker avanserte regneark for å organisere prosjekter og alle andre aspekter av virksomheten din. AirTable er litt billigere og tilbyr et mer brukervennlig grensesnitt, men det mangler dybden av funksjonalitet som Smartsheet tilbyr. Spesielt har AirTable ikke verktøy for automatisering av arbeidsflyt, og det er mye vanskeligere å lage hybrid regneark.
Endelig dom
Smartsheet er et veldig avansert regnearkverktøy, selv om det er langt fra den enkleste programvaren å bruke hvis alt du ønsker er prosjektledelse. Hvis du kan komme over den bratte læringskurven, er Smartsheet allsidig nok til å lage hybrid, kryssdata-regneark og muliggjør automatiserte arbeidsflyter. Imidlertid mangler plattformen fortsatt noen grunnleggende samarbeidsfunksjoner som automatisk oppdatering over skyen.
- Du kan registrere deg for Smartsheet her
