Mange selskaper opplever det mest dramatiske skiftet i hvordan vi jobber i flere tiår - om ikke i nyere tid. Ikke siden pandemien i 1919 opplevde verden et kolossalt og plutselig skifte i hvordan og hvor ansatte jobber og hvordan de kobler seg til hverandre.
Det er hint om noen gode nyheter. En dag vil vi gå tilbake til det normale, og det er noen tegn på at pandemien avtar i noen områder. Imidlertid er det også tegn på at pandemien vinner terreng på steder som Frankrike og Japan. En ting er sikkert - ansatte vil jobbe hjemme i overskuelig fremtid, og det er lurt å utvikle langsiktige planer. Disse tipsene kan hjelpe deg med å utvikle en strategi nå i stedet for å håpe problemet avtar.
1. Utvikle en robust videokommunikasjonsstrategi
Prioritet en, fremfor alt annet, er å låse seg fast i et videokonferanseverktøy som alle bruker. Dette er det første trinnet fordi hvert selskap trenger å finne ut hvordan man kan kommunisere på en måte som replikerer personlig kontakt. Det er ansattes mentale helsemessige årsaker til dette, forretningskontinuitetsårsaker - og økonomiske årsaker når det gjelder selskapet. Uten en standard måte å koble til via video - enten det er en-mot-en, i mindre grupper eller som et helt selskap - vil det være umiddelbare problemer. Merkelig nok har mange selskaper ikke gjort dette ennå og stoler på flere videochat-apper som Skype, Zoom og til og med Apple FaceTime.
Problemet er at det ofte ikke er en strategi for hvordan dette fungerer - hvem som har betalt kontoer i organisasjonen, om det er sikkerhetsstandarder på plass, eller om videochat-appen kjører på støttede enheter. Det er ofte ikke dokumentert, og det er lite kommunikasjon, hovedsakelig fordi dette massive skiftet til fjernarbeid overrasket så mange av oss. Selv om det er noen standardapper og god kommunikasjon, er det ikke robust nok til å håndtere problemer som et møte for alle selskaper eller en metode for å formidle presserende informasjon.
2. Lag en lufttett ansatt arbeid hjemmefra
Juridiske eksperter har fortalt.com at en telekommunikasjonsavtale ikke lenger er valgfri. Problemet er at mange selskaper ikke hadde en på plass for alle arbeidstakere før pandemien, eller det adresserte ikke problemet fullt ut. De fleste har eksperimentert her og der med eksterne arbeidsordninger, men ikke i denne skalaen. Det er viktig å utvikle en kontrakt som en del av den langsiktige planleggingen din, og starte med et avsnitt om helse og sikkerhet for ansatte. Dette beskytter dem og tydeliggjør selskapets posisjon, men det beskytter også arbeidsgiveren når det gjelder hvor mye selskapet er ansvarlig for ansattes velferd. (Ifølge juridiske eksperter trenger en bedrift fortsatt å sikre at den ansatte har et trygt og sunt arbeidsmiljø, selv hjemmefra.)
Kontrakten skal utvides til mange andre områder. Den bør svare på spørsmål som: hvem er ansvarlig for enhver forretnings bredbåndstjeneste og til hvilken pris? Hvis en medarbeiderutstedt bedrifts-laptop er skadet, hvem skal betale for reparasjonen og hvor raskt? Hvor mange timer skal arbeidstakeren jobbe og hvor fleksibel er ordningen med tiden deres på dagtid? Jo mer kontrakten kan avklare hva hjemmearbeid betyr, jo bedre. Det er også viktig å ikke haste med denne avtalen - for et langsiktig arbeid hjemmefra scenario hvor alle er fjerntliggende, skal kontrakten være robust nok til å tåle stormen i mange måneder eller til og med et år med fjernarbeid.
3. Reduser appene og verktøyene du bruker for å effektivisere eksternt arbeid
En av de plutselige erkjennelsene for mange selskaper er at de stolte på altfor mange forretningsapps og -tjenester. Det er selskaper som tillot flere skylagringstjenester som Dropbox og Microsoft Onedrive for forskjellige team i tillegg til skylagring de tilbyr ved hjelp av sitt eget datasenter eller fra Amazon. Dette var allerede en forvirrende situasjon før pandemien. Bedriftens unnskyldning var at den hjalp arbeidsstyrken til å bevege seg og holde kontakten.
Ikke nå lenger. Den mengde apper som brukes av ansatte (enten sanksjonert av selskapet eller ikke) har skapt enda mer forvirring og kaos, spesielt for helpdesk og IT-ledelse. Ikke bare er det vanskelig å støtte så mange apper, men de ansatte er også forvirrede og mindre produktive. I løpet av en dag kan de bytte mellom Microsoft Teams og Slack, gå inn i en Skype-samtale og deretter bruke Zoom på iPhone til et nytt møte. Det skaper et hektisk arbeid hjemmefra miljø. Det eldgamle konseptet med en "standard desktop" har plutselig blitt langt viktigere selv for mindre selskaper med en "alt går" -holdning. Det er langt bedre å låse seg inn i en mer forutsigbar serie med apper og tjenester.
4. Psykisk helse
Det er et siste poeng å gjøre om den langsiktige effekten av å drive en virksomhet med en ekstern arbeidsstyrke. Det er viktig at du tenker på mental helse. Å jobbe hjemmefra i en uke eller to er ikke så dramatisk, men når ansatte jobber eksternt i flere måneder, kan det skape spenninger og stress som ikke eksisterte før. Selv de som har jobbet hjemmefra i mange år eller tiår, vil kanskje bli overrasket over den mentale helsepåvirkningen av å jobbe hjemme når du ikke har lov til å møte mennesker på en kaffebar eller shoppe på kjøpesenteret som et pusterom.
Enhver langsiktig strategi bør løse dette problemet. Det kan være måter å introdusere litt levity til arbeidsdagen, å legge til ekstra tid til Zoom-møter for å "skyte brisen" eller drikke kaffe sammen. Du kan vurdere å sende ekstra pleiepakker til ansatte eller holde flere Facebook Live-økter i stedet for bare å møte over Skype eller Zoom.
Det skal ikke være et lite tillegg til forretningsstrategien din, men front og sentrum - hvordan du holder ansatte engasjerte og fokuserte, hvordan du gir dem tilstrekkelige pauser og marginer, hvordan du utvikler personlige relasjoner og tar vare på dem uten konstante arbeidsforventninger. Ansatte som har det gøy sammen - til og med eksternt - jobber bedre sammen.
- Vi har omtalt den beste produktivitetsprogramvaren
- VPN-er for ekstern tilgang - hva er de og hvilke som er best