Google Workspace inneholder noen av de beste produktivitetsappene i verden. Du har kanskje allerede lært noen tidsbesparende tips for å hjelpe deg med å få mer verdi ut av denne kontorprogramvaren. Likevel, hva de fleste brukere ikke er klar over, er at Google Sheets, Docs, Gmail og Forms støtter nesten ubegrenset automatisering av arbeidsflyt. Dette kan være spesielt verdifullt for små og mellomstore bedrifter, som bruker betydelig tid på å jobbe med rutinemessige oppgaver som ruting av bestillinger og evaluering av forespørselsskjemaer.
I denne veiledningen forklarer vi hvordan automatisering av arbeidsflyt fungerer i Google Workspace, og fremhever noen tillegg du kan bruke til å øke kraften til denne kontorpakken for bedriften din.
Hva er arbeidsflyter i Google Workspace?
Det tar tid å transformere rådata til et skjema bedriften din kan bruke. Hvis du mottar en kontaktinnsendelse fra et skjema, kan det hende at det må konverteres til et format som kan leses av CRM-programvaren din. Hvis du mottar en bestillingsforespørsel, kan det hende at forespørselen må deles opp og ulike opplysninger sendes til forskjellige personer i organisasjonen din.
Heldigvis gjør Google Workspace det mulig å automatisere disse transformasjonene med dokumentarbeidsflyter. Disse arbeidsflytene lar deg spesifisere rekkefølgen av trinn som data trenger å gjennomgå, og deretter utføre prosessen for deg. Generelt er dokumentarbeidsflyter svært tilpassbare, slik at du enkelt kan matche automatiseringsprosessen til dine forretningsbehov.
Du kan opprette automatiserte dokumentarbeidsflyter i de fleste Google Workspace-apper, inkludert Google Docs, Sheets, Gmail og Forms.
Slik automatiserer du arbeidsflyt for dokumenter: Apps Script vs. tillegg
Avhengig av hvor kompleks den automatiserte arbeidsflyten du trenger å opprette, er det to forskjellige ruter du kan gå.
Den enkleste måten å generere arbeidsflyter på er å bruke et tillegg som er bygget for formålet. Det er hundrevis av automatiseringstillegg tilgjengelig i Googles nettbutikk. Noen av disse er gratis, men mange krever en engangsbetaling eller månedlig abonnement. Hvis du velger et betalt produkt, må du sjekke om selskapet som lager det tilbyr kundestøtte i tilfelle du får problemer.
Hvis du vil lage helt tilpassede automatiseringer gratis, kan du bruke Apps Script. Dette er et utviklermiljø bygget av Google for å gjøre det mulig for alle å lage tillegg for Google Workspace-apper. Faktisk er nesten alle betalte automatiseringstillegg du finner i Googles nettbutikk, laget med Apps Script. Mens det er mange ressurser som hjelper deg med å komme i gang med koding i Apps Script, kan det være tidkrevende å sette opp enda en enkel automatisering gjennom kode.
Hvordan få tilgang til automatiseringstillegg
Hvis du vil bla gjennom tilleggsprogrammer for Google Sheets, Docs, Gmail eller Forms, kan du finne dem i Googles nettbutikk. Den enkleste måten å få tilgang til nettbutikken er å finne tilleggsmenyen i noen av disse appene, og deretter klikke på Få tillegg. Dette åpner et vindu som allerede er filtrert for å vise deg bare tillegg som fungerer med Google Workspace-appen du bruker for øyeblikket.
Du kan installere et hvilket som helst tillegg fra nettbutikken ved å klikke på Installer-knappen. Vær oppmerksom på at betalte tillegg kan kreve at du kjøper et abonnement før du kan begynne å bruke dem.
Hva kan du gjøre med dokumentarbeidsflyter?
For å gi deg en ide om hvilke typer oppgaver du kan utføre med automatiserte dokumentarbeidsflyter, la oss ta en titt på noen eksempler. Vi bruker apper fra Googles nettbutikk, men husk at du kan opprette mange av disse arbeidsflytene gratis via Apps Script.
Altfor ofte distribueres bedriftsdata på flere regneark. Kanskje har du detaljerte salgsdata fra forskjellige avdelinger lagret i forskjellige ark. Eller du kan ha klientinformasjon fra forskjellige inngangsskjemaer lagret i separate dokumenter.
Med automatisering av arbeidsflyt kan du enkelt kombinere data fra flere regneark til en enkelt mastertabell. Vi liker å bruke SheetGo (starter ved $ 12 per bruker per måned) for dette siden det gjør det enkelt å koble til flere Google Sheets-filer. Enda bedre, SheetGo kan også korrigere Excel- og CSV-filer og automatisk levere data fra disse dokumentene til et hovedark i Google Sheets.
Det som er spesielt hyggelig med dette automatiseringstillegget, er at det oppdateres automatisk. SheetGo vil sjekke distribuerte regneark for nye data så ofte du vil, og spore endringer i hoveddokumentet ved hjelp av redigeringshistorikkfunksjonen i Google Sheets.
Godkjenninger for forespørsler om tid, rapporter og andre interne prosesser er integrert i at de fleste virksomheter fungerer som de skal. Med tillegg som Form Workflow Plus (starter på $ 300 per år), kan du enkelt koble Google Forms til Sheets for å spore og administrere godkjenningsforespørsler.
Med dette tillegget trenger en leder bare lage et forespørselsskjema i Google Forms. Skjemaet sendes til utpekte godkjennere når det er fylt ut og alle dataene blir lagt inn i et regneark. Arket sporer hvor forespørselen er i godkjenningsprosessen sammen med individuelle godkjenners beslutninger og kommentarer.
Form Workflow Plus støtter også flertrinns godkjenningsruting, så det kan være nyttig for mer komplekse arbeidsflyter som bestillingsruting.
Mens det er mange tilgjengelige e-postmarkedsføringsverktøy, kan du lage overraskende fullverdige e-postkampanjer i Gmail ved hjelp av et tillegg som Yet Another Mail Merge (gratis å bruke).
Med denne appen skriver du inn e-postadressene til alle du vil sende i et regneark. Deretter kan du skrive meldingen din i Gmail og legge til personalisering ved hjelp av appens innebygde kode.
Når du er klar til å sende, går du tilbake til Sheets, og Yet Another Mail Merge vil levere e-posten din til alle på listen din. Du kan spore e-poståpninger, klikk og svar direkte fra regnearket.
Det beste med dette verktøyet er at du kan lage et ubegrenset antall regneark for forskjellige kampanjer. I tillegg, siden du bruker Ark, er det enkelt å hente inn kontaktinformasjon for å bygge markedsføringskampanjen din fra et CRM, Google Forms eller eksisterende regneark.
Regneark kan være overraskende effektive for å legge ut prosjektoppgaver og milepæler. I tillegg, ved å bruke et tillegg som ProjectSheet, kan du automatisere fremdriftssporing i regnearket.
Dette praktiske gratis tillegget beregner automatisk antall oppgaver per milepæl og sporer om hver oppgave er utpekt som fullført, pågår eller ikke startet. Basert på det vil den vise en fullføringsprosent for hvert prosjektfase.
I tillegg kan ProjectSheet hjelpe deg med å identifisere når et prosjekt kommer etter planen. Tillegget markerer automatisk en fremdriftslinje for hver milepæl grønn, gul eller rød basert på om underoppgavene er på, nær eller forbi de angitte fristene.
Å lage en smarttelefonapp for din virksomhet er normalt en tidkrevende og kostbar prosess som krever ansettelse av dedikerte programvareutviklere. Men med arbeidsflytautomatisering kan du opprette en grunnleggende mobilapp rett fra Google Sheets.
For dette vil vi gå til AppSheet-tillegget (starter på $ 5 per bruker per måned). Med denne appen legger du bare til data i et regneark. Dataene kan være hva som helst, fra butikkbeholdning for å opprette en mobil nettbutikk eller ansattes kontaktinformasjon for å opprette en intern katalog.
Koble regnearket til AppSheet, og rediger deretter egenskapene til datakolonnene etter behov. Du kan delmengde data og legge til tilpassede uttrykk for oppgaver som lagerstyring. Når du er klar, kan du velge fra en rekke forhåndsdefinerte skjermmaler for å bestemme hvordan dataene dine skal vises i den nye appen din.
Den beste delen av alt dette er at den integreres sømløst med de andre automatiserte arbeidsflytene dine i Google Workspace. Du kan konfigurere AppSheet for å utløse automatiske e-postmeldinger basert på utløsere i appen eller for å legge til data som brukerne legger inn i et annet regneark. I tillegg kan AppSheet sende ut automatiserte rapporter som du enkelt kan importere til Sheets.
Sammendrag
Å automatisere dokumentarbeidsflyter i Google Google Workspace kan spare tid og penger for firmaet ditt, samt låse opp kraftige nye funksjoner. Selv om det er mulig å lage dine egne automatiserte arbeidsflyter ved hjelp av Apps Script, finner du mange gratis og betalte tillegg som støtter automatisering i Googles nettbutikk. Prøv noen av disse utvalgte tilleggene i dag for å se hvordan automatisering av arbeidsflyt kan hjelpe enhver forretningsprosess til å kjøre mer jevnt.
- Vi har omtalt den beste programvaren for dokumenthåndtering.
