GoToMeeting er et av mange strategiske forretningsverktøy som alle prøver å fange opp det som har blitt den essensielle teknologien for de som jobber hver for seg.
Dette videokonferanseverktøyet er utviklet av LogMeIn fra tidligere løsninger GoToMyPC og GoToAssist, og er best kjent for de høye krypteringsnivåene det tilbyr, og dets evne til å fungere bak brannmurer.
De som ønsker å oppleve en 14-dagers prøveversjon kan registrere seg på https://www.gotomeeting.com/
I denne funksjonen tar vi deg gjennom den første dagen din ved hjelp av GoToMeeting, og skisserer hva du kan forvente. La oss komme i gang med å bruke GoToMeeting og gi kritisk informasjon du trenger for å få mest mulig ut av det.
- Les vår fulle anmeldelse av GoToMeeting her
1. Navet
Når du registrerer deg for GoToMeeting, kommer du først til nettgrensesnittet eller 'Hub' som det heter, og i noen konferanseapplikasjoner er det alt du trenger. Og du kan gjøre mye her, men det du ikke kan gjøre umiddelbart er å være vert for et møte.
Vi vil dekke hvilket ekstra trinn du trenger for å utføre snart. Men først, la oss se på nettgrensesnittet til Hub og organisere møterommet vårt.
Som vert for et møte kan du definere navnet på rommet det skal holdes i, invitere folk til å bli med deg og planlegge arrangementet (eller omorganisere om nødvendig).
Men å sette opp rommet er den første oppgaven du trenger å utføre. La oss gjøre det nå ved å klikke på knappen "Sett opp rommet ditt".
2. Sett opp rommet ditt
Det første kravet til hvert rom er at det har et unikt navn, og det er best å velge noe som de som deltar lett kan forholde seg til. Vi anbefaler at du har en standard struktur for navngivningsrommene og møtene, da det vil være mindre sannsynlig at folk glemmer å møte opp.
Vi kaller rommet vårt, fantasifullt tenker vi, Pro.
Du kan gi rommet en bestemt farge og til og med et tema hvis du vil ha noe litt særegent.
3. Lag et møte
Når vi har opprettet et rom, kan vi bruke det virtuelle stedet til å ha et møte. Navet har en stor blå knapp for å gjøre det, og som utløser en veiviser som stiller mange spørsmål.
Disse inkluderer på første side hva møtet skal kalles, når det skal skje, og om det er en engangsbegivenhet eller et vanlig sted.
Det er tre ekstra sider i møtdefinisjonen, den andre tillater definerer hvordan lyd skal håndteres, den tredje er for personalisering, og den fjerde gjør det mulig å definere en medarrangør og opprette et passord som styrer tilgang.
Evnen til å ha en medarrangør er en spesielt nyttig funksjon. Fordi det tillater en annen person å være vert for møtet hvis skaperen ikke er tilgjengelig.
4. Invitasjoner
Når et møte er definert, vises det på huben, og herfra kan du kopiere invitasjonen til alle de du vil delta på.
Hvis du lar telefoner ringe inn på et nummer og bare bidra med lyd, vises også de lokale telefonnumrene her.
Du tror kanskje at du nå er innstilt på å ha et møte, men det er et ekstra skritt du må ta før du er klar til å være vert eller bli med. På hver datamaskin må du installere skrivebordsprogrammet.
5. Installer desktop-appen
Hvis du klikker på Start-knappen for et møte, og du ikke har installert skrivebordsprogrammet, blir du straks ført til et skjermbilde der du kan laste ned og installere appen. Det sier seg selv at hvis vanlige brukere i din bedrift ikke har myndighet til å installere apper, kan det være nødvendig med noen forbindelser med de i IS- eller IT-avdelingen din for å gjøre dette mulig.
Når applikasjonen er installert, vil den starte når du klikker på 'Start' og spør deg hvordan du vil delta i møtet.
Med det ute av veien har møtet effektivt begynt, selv om video- og lydstrømmene som standard er deaktivert. Dette er ikke dårlig, siden det gir deg en sjanse til å forsikre deg om at utseendet ditt er akseptabelt, og at belysningen er tilstrekkelig for at andre skal se deg, og at du har koblet til en mikrofon om nødvendig.
6. Søknadskontroller
GoToMeeting-applikasjonen har noen enkle kontroller nederst som lar brukerne deaktivere og aktivere video og lyd, dele skrivebordet og forlate møtet.
Den eneste forskjellen som brukere av mobilplattformer vil legge merke til, er at de ikke har muligheten til å dele skrivebordet sitt, men i andre henseender er det identisk. Hvis video er aktivert, vil du se et lite panel som viser hvordan videoen din ser ut, slik at du forstår hva andre ser.
En annen interessant funksjon er øverst til venstre der du kan se en 'REC' opptaksknapp. Dette vil registrere møtet for fremtidig referanse.
Øverst til høyre er fire ikoner som viser deltakerpanelet, får tilgang til de innebygde chat-funksjonene, lyd- og videoinnstillingene og en informasjonsseksjon som også inneholder noen støttelinker.
Og til slutt, nederst til venstre er et preferanseikon der du kan konfigurere alle standardinnstillingene. Disse inkluderer foretrukne høyttalere og mikrofon, og applikasjonsintegrasjoner, og hvor eventuelle dokumenter som gjelder møtet vil bli lagret lokalt.
7. Administrere et rom
Å administrere et rom er veldig greit. Når de inviterte ankommer, vises de i et panel på høyre side av applikasjonen, der du kan se dem.
Teknisk sett kan GoToMeeting ha opptil 251 personer i samme møte samtidig inkludert verten, og det viser deg hvor mange som deltar for tiden.
Som vert kan du dempe lyden til en deltaker, invitere nye mennesker, låse møtet fra alle som kommer for sent og gi tastatur og mus kontroll over vertssystemet til en annen bruker.
Og hvis verten trenger å dra, kanskje til et nytt møte, kan du til og med gjøre enhver deltaker til programleder eller arrangør. Mange av disse funksjonene er i en rullegardinmeny som vises hvis du klikker på chevronen til høyre for deltakernes lydikon.
8. Bare for mange mennesker
Med evnen til å håndtere så mange deltakere, kan det være vanskelig å holde rede på hvem som snakker.
Heldigvis kan utviklerne av GoToMeeting de av det, og du kan filtrere hvem som vises på hovedpanelet i applikasjonen.
Som standard har appen Vis alle satt, og du kan se det i midten av linjen langs toppen med to vinkler ved siden av. Ved å klikke på dette vises en meny der du kan bytte til bare å vise deltakerne som aktivt snakker, de med aktive kameraer eller skjule alle.
I vårt eksempel ble alle kameraene deaktivert, og derfor er alternativet gråtonet.
Det er mange andre triks og funksjoner til GoToMeeting, men forhåpentligvis bør noen av disse pekerne hjelpe deg i gang.
- De beste nettleserne i 2022-2023: de raskeste og sikreste måtene å komme online
