Mye innsats har gått inn i Microsoft Teams, ettersom selskapet ser det som den kritiske komponenten i gruppevarefunksjonaliteten, slik at brukerne kan kombinere innsatsen via et sikkert sentralt kommunikasjonsnav kreativt.
For å nå dette målet tar Teams fire viktige forretningsfunksjoner og kombinerer dem i en samlet plattform. Disse inkluderer meldinger, møtekoordinering, tale- og / eller videosamtaler, og til slutt integreres det i Microsoft Office 365 sammen med andre virksomhetskritiske verktøy du bruker for å støtte virksomheten din.
Derfor kan du kommunisere med enkeltpersoner eller grupper, koordinere møter og aktiviteter, ha oversikt over all kommunikasjon og samarbeide om dokumenter i Teams-arbeidsflyten.
La oss komme i gang med Teams og gå gjennom nøyaktig hvordan du bruker det.
- Du kan chatte på en av våre beste bærbare datamaskiner i 2022-2023
1. Start team
Teams kan brukes på en datamaskin direkte fra en nettleser, på mobile enheter (Android og iOS) eller via stasjonære applikasjoner for PC og Mac.
Men for denne opplæringen bruker vi nettleserversjonen. Siden den inneholder samme funksjonalitet og layout som installerbar app.
For å bruke Teams, gå til dette nettstedet https://teams.microsoft.com/start
Her vil den invitere deg til ‘Registrer deg gratis’, og den eneste begrensningen er at du enten enten har eller oppretter en Microsoft-konto på dette tidspunktet.
Hvis du allerede bruker forretningsversjonen av Microsoft Office 365, bør du også se Teams som en av standardappene på Office-arbeidsområdet.
Når du har oppgitt en Microsoft-konto og et passord, blir du bedt om å si hvilket miljø du vil bruke team med de mulige alternativene å være på en skole, med venner og familie eller i en bedrift. Hvert alternativ tilpasser Teams litt til disse profilene, men den underliggende teknologien er den samme.
For denne øvelsen har vi valgt alternativet "For arbeid" som standard.
Med en konto på plass og Teams konfigurert for hvordan du vil bruke den, vil nettversjonen tilby deg en desktop-app hvis en er tilgjengelig for operativsystemet på datamaskinen din. Det er ikke nødvendig å installere dette, men noen brukere er lykkeligere med installerbare apper som ikke er nettavhengige.
Vår første jobb er å lage vårt første team. La oss gjøre det nå.
2. Lag et team
Kjernestrukturen til Teams er, forutsigbart, 'teamet'.
For å opprette eller bli med i et team, klikk på Team-delen av sidefeltet, og merk deretter nederst til venstre i appen, der det står 'Bli med eller opprett et team'. Hvis offentlige lag allerede eksisterer, vil du se de som presenteres for å klikke på, eller du kan angi en kode for å bli med i et privat team.
I vårt eksempel er ingen av disse tilgjengelige ennå. Vi får bare muligheten til å 'Lag et team'.
For de bedriftene som allerede har Office 365-grupper, kan disse brukes som en rask måte å opprette et team med medlemmer tilknyttet, men vi bygger et fra bunnen av ved å velge det alternativet fra første inngang.
Du får deretter bestemme om teamet er offentlig, privat eller organisasjonsdekkende. Alle kan delta i et offentlig team, private er kun invitasjoner, og Org-wide legger automatisk til alle i virksomheten.
Du får da bestemme hva teamet skal hete, gi det en beskrivelse og bekrefte hvilken type det er. Hvis du har et privat team som du senere bestemmer skal være offentlig, eller organisasjonsdekkende, kan du som skaper av laget endre det senere, hvis du ønsker det.
Men for at Teams skal være nyttige, må det inneholde mer enn bare navnet ditt og detaljer, det trenger de fra de andre Teammedlemmene. La oss legge til de neste.
3. Legge til teammedlemmer
Det er mange måter å legge til folk i Teams, men det enkleste er å sende dem en e-postkobling som registrerer dem når de klikker på den. Eller du kan ganske enkelt legge til e-postadressen deres direkte i Teams.
Du kan også importere navn og e-postadresser fra andre applikasjoner som inneholder disse dataene, for eksempel Outlook, People eller et annet kontaktregister.
Når et team har noen personer tilknyttet det, vil det vises på laglisten, og du kan se på medlemmene og hvilken som helst aktivitet.
Som standard har det bare ett diskusjonsemne ‘Generelt’. I team kalles disse underavsnittene til et team kanaler, og vi legger nå til en av disse og starter en samtale.
4. Legg til en kanal
Informasjonen som kreves for en kanal, er som et team. Den har en tittel, beskrivelse, og du kan si om den er standard eller privat. Det siste alternativet er veldig nyttig hvis du ønsker å delta i en privat samtale med et annet teammedlem, men unngå at andre ser det.
Når kanalen er opprettet, kan du legge til innlegg, laste inn filer og samhandle med andre i teamet.
Vi opprettet en kanal kalt ‘Holiday adventures’, og la deretter til noen nettsider og et kort innlegg om kanalen. Hvert medlem med tilgang til den kanalen kan varsles hvis nytt innhold blir lagt ut, og du kan også henvise til personer i innlegg ved å plassere en @ og deretter navnene deres.
5. Kanalsamtaler
Chatting i en kanal er ikke som en vanlig chat der det som er sagt utelukkende er mellom to parter, det er mer som en høylytt diskusjon hadde i et åpent kontor.
I vårt eksempel snakker teammedlem Zen med Mark, meldingen sendes til Mark, men alle andre kan se samtalen. Selv om bare Mark får beskjed om at han er fokus for en kommentar. Denne tilnærmingen lar flere personer bli varslet av en melding, og alle kan være oppmerksomme på hva som ble sagt, hvis de har lag åpne eller varsler er aktivert.
Interessant, selv om du ikke er nevnt, kan du fortsatt svare på en kanalinnlegg, kanskje for å si ‘Mark er ute for dagen, kanskje han glemte møtet ditt?’.
6. Video chat tid
Nederst på panelet til høyre er det en linje med ikoner som tillater at samtaler har rikere innhold enn bare ord, og ved siden av dem er det mest avgjørende ikonet i Meet.
I likhet med et videokamera har ikonet merket 'Møt nå', hvis du holder markøren over det, og det starter et møte med video som standard.
Når du har klikket på den, vil du få muligheten til å deaktivere video, hvis du foretrekker det, og også gi møtet et emne. Når du har tatt disse valgene, kan du klikke "Møt nå" og starte møtet, selv om du på det tidspunktet er den eneste som er til stede.
Når møtet er i gang, bør du kunne se deg selv, og også se et lite kontrollpanel som lar deg dempe lyden, deaktivere video, distribuere filer til de som deltar, vise chat og også se hvem som deltar.
Du kan også dele skrivebordet ditt, eller bruke en tavlefunksjonalitet til å kommentere et bilde eller en presentasjon som du kanskje diskuterer.
7. Administrere kanaler
Hvis du blir med i en kanal, og av en eller annen grunn bestemmer at den ikke inneholder noe relevant for deg, kan du slette kanalen. Men vær oppmerksom på at alle samtaler, oversikt over møter og alt annet å gjøre med den kanalen vil bli slettet, og du ombestemmer deg og får den tilbake.
Det eneste unntaket å slette er at eventuelle vedlagte filer blir beholdt på Sharepoint, selv etter at kanalen er fjernet.
Åpenbart, hvis du sletter en kanal opprettet for et møte som ikke skjedde eller et prosjekt som aldri startet, så er det greit. Men vær forsiktig med å fjerne kanaler du kanskje trenger på et eller annet tidspunkt, selv om det ikke er umiddelbart.
8. Legge til mer funksjonalitet
Versjonen av Teams vi har presentert er kjernefunksjonaliteten til dette produktet, men du kan legge til alle mulige funksjoner og integrasjoner i Teams, avhengig av produktene du bruker på arbeidsplassen.
Et godt eksempel på denne utvidelsen er at mange selskaper vil kjøre Office 365 med en skybasert kalender, og de som gjør det, vil se et ekstra ikon til venstre 'Meetings'. Dette gjør det mulig å planlegge møter i fremtiden og holder alle informert om evenen blir flyttet eller senere kansellert.
Microsoft Teams tilbyr også tilkoblinger til et stort utvalg av tredjeparts forretningsprodukter som KUDO, Zoom, Jabber, Trello, Evernote og mange flere. Hvis du er seriøs med å bruke Teams, er det verdt å snakke med IT-personene dine om hvilken ekstra funksjonalitet du kan ha aktivert med Microsoft Teams.
- De beste nettleserne i 2022-2023: de raskeste og sikreste måtene å komme online
