Vivantio høres kanskje svakt italiensk ut, men dette ble selskapet grunnlagt i Weston-super-Mare og utvidet seg til Boston og San Diego siden starten i 2003.
Siden den har den utvidet seg til å ha kontorer på vestkysten i San Diego og en utenlandsk filial i den britiske kystbyen Weston-super-Mare.
Dets primære produkt er en IT-fokusert helpdesk-løsning som kombinerer CRM-, eiendomsregister- og problemadministrasjonskomponenter.
Den nederste nivåkostnaden per agent for denne løsningen er høy, men er Vivantio bedre valuta for pengene enn noen billigere alternativer?
- Vil du prøve Vivantio? Sjekk ut nettstedet her
Funksjoner
Ettersom dette er et forretningsverktøy ment for enten interne servicesentre eller for å støtte eksterne kunder med en tjenestekontrakt, er det mye som er i veien for forhåndsdefinerte sosiale medier.
Dette systemet er ment å utføre støtteforespørsler som kommer via webportal, telefon, e-post eller SMS, og det er også et veldig grunnleggende chat-system.
Disse tjener alle til å drive et billettsystem, og ved siden av det er en tjenestekatalog, hendelsesadministrasjon, kunnskapsbase, kontraktadministrasjon, undersøkelser, prosjekter, oppgaver og et frigjøringsstyringssystem.
Hvis du følger ITIL-planen når du setter opp systemet, vil du oppdage at det allerede er grunnlagt til å håndtere ‘hendelser’, løse ‘problemer’ og opprette en regelbasert arbeidsflyt for å støtte et live-prosjekt.
Men tikkingen av disse boksene overser den virkelige kraften til Vivantio. Fordi du kan ha hvilken prosessadministrasjon du liker, uansett hvilke navn du vil bruke, da den kan tilpasses helt fra topp til bunn.
For mange helpdesk-scenarier er dette fullstendig overkill, men for de som støtter en stor virksomhet med en skreddersydd intern plattform, er det nøyaktig nivået på kontroll og styring som ofte kreves.
Det som er spesielt gledelig er at data enkelt kan flyttes inn og ut av systemet, og de omfattende integrasjonene inkluderer Twitter, Skype, LogMeIn Rescue, DocuSign, Bomgar og betalingskontoer.
Et synkroniseringssystem kan også koble Exchange og QuickBooks og kan til og med konfigureres til å samhandle med eksterne tredjepartsapper via filfall eller API-samtaler.
Hvis du trenger spesialistkoblinger til CRM eller andre plattformer, kan en API brukes av bedriftskunder til å lage sine egne koblinger, noe som muliggjør det nødvendige automatiseringsnivået og arbeidsflyten.
Selv om lenker til Twitter og Facebook ikke er en del av den lisensierte løsningen, ved bruk av API, er det fullt mulig å opprette en sosial medieportal som genererer billetter.
Å si at funksjonaliteten som tilbys med Vivantio er omfattende er en underdrivelse, og når det kombineres med nivået på tilpasning som tilbys, er det spesielt unikt.
Grensesnitt
Grensesnittet for dette produktet vil ikke vinne noen designpriser, fordi det nesten helt er blottet for rent estetiske stilvalg.
Det er rett og slett en nettside som har et banner øverst, hierarkisk meny til venstre og innholdet i et panel til venstre.
Avhengig av hvilken rolle brukeren har, inneholder menyen et annet utvalg av menyoverskrifter, hvor det mest kompliserte valget er reservert for administratorkontoer.
Hver funksjon og funksjon er tilgjengelig fra denne påloggingen, og nivået på tilpasning som er tilgjengelig er utrolig.
Enhver tabell som støtter systemet kan ha flere felt lagt til, og kontroller kan settes på plass for dataene de kan inneholde og nøyaktig hvilke brukergrupper som kan se og endre dem.
Du kan gi nytt navn til funksjonene med begrepene som brukes i virksomheten, og også endre utseendet og følelsen av løsningen på en veldig detaljert måte.
Vår eneste reservasjon er at den administrative strukturen er enormt komplisert og omfattende, til det punktet hvor det er lett å glemme hvor du har lagt til noe hvis du deretter trenger å endre det.
Det som mange av sidene gjør er nettbasert databasemanipulering, og når du først har forstått hvordan de forskjellige mastertabellene og deres støttelister fungerer, er det mer fornuftig.
Men for alle som bruker dette for første gang, er det i utgangspunktet en ganske skremmende tur nedover kaninhullet.
Håndholding er tilgjengelig for nye kunder, og Vivantio insisterer på at kundene samarbeider med dem om å levere et system fra begynnelsen som tilfredsstiller deres behov.
Sikkerhet
Styrken på sikkerhet som tilbys med Vivantio er avhengig av lisensnivået.
Alle brukere får SSO (Single Sign On) og behandler tillatelser i programvaren, men datatillatelser krever ITSM og ikke Pro-lisensen på lavere nivå.
Pro har en grunnleggende pålogging med passordbeskyttet med en SSL-tilkobling eller Azure SSO, og du kan implementere 2FA (tofaktorautentisering).
ITSM går videre med ekstern godkjenning via SAML SSO eller Okta SSO, noe som gjør det mindre sannsynlig å bli kompromittert.
Disse to nivåene ser ut til å være passende, ettersom de som ønsker å få et system i gang med Pro, vil ha mer friksjonsfri sikkerhet, og de som tar ITSM-banen, vil kanskje ha mer.
Samlet sett er sikkerheten på Vivantio enten god eller eksepsjonell, avhengig av lisensiering.
Og mens de fleste kunder bruker dette produktet som en skybasert løsning, vil Vivantio lage lokale installasjoner for de som krever den grad av kontroll.
Disse lokale versjonene er fremdeles en administrert tjeneste, men ligger på kundens maskinvare.
Planer og priser
Prisene for Vivantio er veldig enkle, da det bare har to nivåer.
Vivantio Pro koster $ 48 per agent per måned som faktureres årlig, og ITSM-plattformen med høyere spesifikasjon er kun på tilbud.
Pro-løsningen presenteres som en IT-servicedesk for de som ønsker å raskt forbedre sin virksomhet, der ITSM-plattformen er forbedret for skaleringsstøtte på tvers av flere lag og tjenester.
ITSM har ubegrensede billetttyper og milepæler på servicenivå, hvor Pro bare kan ha fire billettyper og tre milepæler.
Pro mangler også kundesLA, forretningsenheter, betingede tilpassede skjemaer og felt, undersøkelser og chat, som ITSM-versjonen tilbyr.
De andre store forskjellene er i forhold til integrasjoner, da Pro bare gir Azure Directory Sync og et API for kodere for å lage sine egne lenker. De med ITSM-lisensiering får de og integrasjon til JIRA, TFS, Okta, Salesforce og muligheten til å lage tilpassede webhooks.
Det er også bedre sikkerhetsalternativer på ITSM, og kritisk muligheten til å opprette flere lisensbassenger, noe som muliggjør skiftarbeid for å redusere lisensieringsomkostningene.
Pro kan fremdeles dra nytte av enhver blanding av navngitte og samtidige lisenser for å matche sminke av tjenesteteam og holde kostnadene nede, men ikke så elegant som ITSM tilbyr.
Den høye enhetskostnaden til Pro vil avskrekke mange mindre virksomheter, men det er verdt å merke seg at disse kostnadene glir med større volumer. Derfor er kostnaden per agent for selskaper med 50 eller flere lisenser i gjennomsnitt mye mindre enn for 5 eller mindre.
Når du vurderer volumreduksjoner og lisensbassenger, og mangelen på dumme kostnadsramper for poster som andre introduserer, kan Vivantio være mye rimeligere enn det i utgangspunktet virker.
En mild skuffelse er at Vivantio i utgangspunktet ikke så ut til å ha en prøveversjon. Men vi oppdaget senere at en 14-dagers prøveversjon eksisterer, men den er begrenset til de potensielle kundene, og den er tilgjengelig på forespørsel fra Vivantio-ansatte.
Vi kan rasjonalisere det til en viss grad fordi dette er et veldig smart og sofistikert system som ikke avslører alle krefter for en kortvarig observatør.
Vivantio-ansatte demonstrerer gjerne løsningen for potensielle kunder og gir dem deretter tilgang til et demo-system for å utvide denne opplevelsen ytterligere.
Endelig dom
Samlet sett er Vivantio en av de mest imponerende IT-helpdesk-løsningene vi har sett.
Det er raffinert, klinisk, kraftig og massivt fleksibelt.
Der en mindre virksomhet kan slite med å rettferdiggjøre kostnadene og utviklingssyklusen ved å bruke dette, for middels eller større operasjoner, kan dette være drømmeplattformen for å støtte interne og eksterne kunder.
- Vi har også fremhevet den beste helpdesk-programvaren i 2022-2023