Med firmaer som Google, Microsoft, Apple og Dropbox som tilbyr gigabyte eller til og med terabyte online lagring, er det en tiltalende ide å stikke alt i skyen - spesielt hvis du bruker mange enheter eller trenger tilgang til PC-ting på mobilen din på nettbrettet.
Selv om du egentlig ikke kan bruke skytjenester som hovedlagring på din primære PC eller Mac - de kopierer bare det du lagrer til din lokale harddisk eller bærbare SSD - men du kan bruke mappen (e) som standardlagring for dokumenter, bilder og andre typer filer - og du kan da få tilgang til noen eller alle filene fra andre datamaskiner, mobiltelefoner og nettbrett ved å åpne individuelle filer eller synkronisere bestemte mapper. Men er det lurt å plassere viktige data i skyen? Her er ti ting å tenke på.
Les mer: Sage Business Cloud Accounting
- Beste skylagring i 2022-2023 online: gratis, betalte og forretningsmuligheter
- Vi samlet også listen over de beste online bildelagringstjenestene
- Det anbefales at du holder en lokal kopi av filene dine, så sjekk ut vår beste NAS
Velg riktig sky
Ulike tjenester har forskjellige krav, så mens Dropbox, Google Drive og OneDrive fungerer på stort sett hva som helst, trenger iCloud en Mac som kjører minst Yosemite og / eller iOS-enheter som kjører minst iOS 8 - og mens det er en iCloud-klient for Windows, der er ikke en for Android eller andre mobile plattformer. Det er viktig å tenke på enheten (e) du kanskje vil dele med og sjekke at det er apper tilgjengelig for disse enhetene.
Ikke la din tro være fri
Det er hyggelig å få ting gratis, men gratis kommer uten garantier - vilkår, funksjoner og opsjoner kan og noen ganger endres med liten eller ingen varsel, kapasiteten har en tendens til å være ganske begrenset, og det er ikke noe som garantert tilgjengelighet uten pris tag vedlagt.
Det betyr ikke nødvendigvis at du må skynde deg å bruke penger, men fordi mange betalte tjenester tilbys i pakker med andre kjøp. For eksempel får Office 365-abonnenter stabler med skylagring (en hel terabyte) som en del av pakken.
Beskytt telefonen din
Hvis du skal dele eller synkronisere med mobilenheten (e) dine, beskytt dem med PIN-koder eller passord. det er ikke noe poeng å overholde streng sikkerhet på datamaskinen din og deretter la telefonen eller nettbrettet være åpent for noen å få tilgang til tingene dine.
Storbritannias National Mobile Phone Crime Unit sier at mer enn 300 000 telefoner går tapt hvert år, men det er bare de som rapporteres å kreve mot forsikring - det virkelige tallet er mye høyere. Hvis noen fikk telefonen din, kunne de få tilgang til tingene dine? Å sørge for at de ikke kan ta tar ikke tid i det hele tatt.
Vet hva som er trygt å lagre
Den eneste absolutt, positivt, definitivt garanterte måten å sikre at noe ikke kan fås fra internett, er å sørge for at det aldri går noe i nærheten av internett. Mens risikoen for datatap eller tyveri fra kjente skytjenester kan være fjern, er det fremdeles mulig og noe du må tenke på - spesielt hvis du lagrer arbeidsfiler med folks personlige data, da personvernloven sier at data må være tilstrekkelig beskyttet. Vil du ikke at verdensherredømmene dine skal komme i fiendens hender? Bruk filkryptering på alt du legger i skyen.
Slå på 2FA
En enkel kombinasjon av brukernavn og passord er ikke nok til å holde skylagring din sikker, og det er derfor de største skylagringsleverandørene tilbyr tofaktorautentisering, eller kort sagt 2FA. 2FA bruker en annen form for bekreftelse for å sikre at du faktisk er deg, vanligvis ved å sende en kode til en annen enhet som smarttelefonen eller nettbrettet. 2FA er også tilgjengelig for elektroniske tjenester som e-post og bildelagring, og det er en veldig god idé å aktivere det også på de.
Ha alltid en sikkerhetskopi
Mens mange tjenester gjør sitt ytterste for å beskytte dataene dine, er det alltid risikoen for at noe kan gå galt - og jo viktigere filen er, desto viktigere er det at du har en sikkerhetskopi av den. Det kan bety at du laster opp bilder til to forskjellige skytjenester (noe som er automatisk hvis du installerer for eksempel Flickr på en iCloud-delende iOS-enhet og slår på Flickr automatisk opplasting, slik at både Flickr og iCloud får hvert bilde), eller bare regelmessig synkronisering og sikkerhetskopiering av nøkkelfiler.
Sjekk hva som kobler til
Tjenester som Dropbox og Google Drive lar deg se akkurat hvilke enheter som har koblet til kontoen din, slik at Dropbox for eksempel lar deg se hvilke nettlesere som for øyeblikket er koblet til, og hvilke bestemte PC-er, Mac-er og mobiler du har gitt tilgang til regnskap.
Hvis det er en enhet som ikke er din, eller som du ikke har mer, kan du fjerne tilknytningen til enheten for å tilbakekalle tilgangen. Enhetslisten inkluderer ikke personer du har sendt lenker som kan deles til, for eksempel offentlige URL-adresser; den dekker bare enheter med tilgang til kontoen din.
Tilbakekall apptilgang
Skylagring kobler ikke bare direkte til enheter - det kan også ringes fra tredjepartsapper, så for eksempel vil du kanskje ha Google Drive-vedlegg i e-postprogramvaren din, OneDrive-filer i Office-dokumentene eller å koble Dropbox til IFTTT.
Nok en gang lar kontooversikten deg se hvilke apper som har tilgang, og tilbakekalle tilgangen til alt du ikke trenger. Jo færre apper som har tilgang til kontoen din, desto sikrere vil kontoen forbli.
Ikke overskrid godtgjørelsen din
En av de vanligste bruksområdene med skybasert programvare er å gi tilgang på tvers av enheter, så for eksempel vil du kanskje ha iCloud-dokumenter fra Mac-en din tilgjengelig på din iPad, eller OneDrive-filer fra PC-en på din, feil, Windows Phone.
Det er flott, men vær forsiktig hvis du bruker en mobildataplan med en månedlig trafikkgrense - for mye fildeling og synkronisering kan lett sprekke gjennom båndbreddegrensen, noe som reduserer tilkoblingen din eller medfører ekstra kostnader. Hvis kontoen din er begrenset, må du begrense det du deler eller bare synkronisere når mobilen din har Wi-Fi.
Hold betalingsinformasjonen oppdatert
Hvis du har en betalt skykonto og fornyelsen ikke går gjennom, trenger du ikke å få panikk - Dropboxs tilnærming er ganske typisk, med kontoer nedgradert til gratis Basic-kontoer, men filene forblir uberørte.
Det som endrer seg er imidlertid muligheten til å synkronisere - hvis den betalte kontoen din er blitt slått ned til en grunnleggende, gratis konto, kan det bety at lagringsplass faller fra 1 TB til bare 2 GB. Hvis filene dine overskrider det, vil du ikke kunne synkronisere noe nytt før du abonnerer på den betalte kontoen på nytt.
Bonustips: Hvordan velge leverandør av lagring av skyer / sikkerhetskopier?
Alex Fagioli, administrerende direktør i Tectrade, ga oss noen nyttige tips om hvordan du kan velge skylagring eller backup-tjenesteleverandør som passer dine forretningsbehov
1. Kjenn ditt nåværende system
Før ledere tar noen IT-relaterte innkjøpsbeslutninger, må de fullstendig revidere systemene sine for å få full forståelse av deres krav og optimalisere det de har for øyeblikket. De fleste store selskaper har hybrid infrastruktur, som består av interne datasentre, private skyer og minst en offentlig skytjeneste, men mange IT-avdelinger vet ikke nøyaktig hva som skjer under programvaren og tjenestene som driver virksomheten. En leverandør av skylagring kan gi et prangende salgstall, men med mindre du vet nøyaktig hvordan det vil spille inn i ditt eksisterende system, er det ikke verdt å vurdere.
2. Søk verdi
IT-ledere føler et stort press for å levere kostnadsverdi mens de forbedrer produktiviteten og gir støtte. Nylige undersøkelser om IT-forbruk viser at bare 7 prosent av organisasjonens IT-budsjett blir brukt på sikkerhetskopiering og gjenoppretting - et veldig lite beløp med tanke på viktigheten av å holde virksomheten i gang. Det er derfor viktig å sørge for at en bedrift får mest mulig ut av budsjettet de har for sikkerhetskopiering og gjenoppretting. Prøv å finne en leverandør som tilbyr en lønn mens du bruker eller betaler når du vokser forbruksmodell for å optimalisere forbruket.
3. Prioriter arbeidsmengder
Mesteparten av tiden vil sikkerhetskopier brukes til å hente gamle versjoner av dokumenter eller ved et uhell slettede filer, men deres grunnleggende formål tjener til å få deg i gang igjen hvis du blir slått offline. For en vanlig forbruker har de sannsynligvis råd til å være uten den bærbare datamaskinen i et par timer når de gjenoppretter fra en sikkerhetskopi. Imidlertid er tapt tid for en bedrift tapt penger, og det er viktig å ha viktige oppgaver i gang raskt. Se etter en leverandør som samarbeider med deg for å prioritere arbeidsbelastninger og sikre at de kan gjenopprettes effektivt.
