De fleste bedrifter og enkeltpersoner som oppretter og samarbeider på nettet ved hjelp av dokumenter, regneark og presentasjoner, vil være kjent med Microsoft Office, men mange mennesker er fortsatt ikke klar over de mange tidsbesparende funksjonene som er innebygd i denne kraftige kontorsuiten.
I denne artikkelen vil vi se på 18 tidsbesparende tips som hjelper deg og dine ansatte å få mest mulig ut av Microsoft Office-pakken, uansett om du bruker Microsoft 365 eller Microsoft Office 2022-2023. Dine dokumenter, regneark og presentasjoner vil se bra ut, og du får gjort dem på halvparten av tiden.
Brukt riktig, kan disse skjulte funksjonene øke produktiviteten til de ansatte, og hjelpe deg med å spare tid og penger og gi dem en morsommere arbeidsopplevelse.
Hvis du leter etter en billigere måte å lage rike dokumenter, kraftige regneark og engasjerende presentasjoner på, kan du sjekke ut listen over gratis kontorprogramvare.
Hvordan få mest mulig ut av Microsoft Office: Forberedelse
Nye funksjoner blir lagt til i Microsoft Office hele tiden, så vær sikker på at du har den mest oppdaterte versjonen av programvaren. Hvis du har et Microsoft 365-abonnement, kan du oppdatere appene dine fra Microsoft Autoupdate-appen, eller bare la dem oppdateres automatisk. Hvis ikke, hvis du har kjøpt en frittstående versjon av Microsoft Office, må du bare være oppmerksom på at du kanskje må oppgradere for å få tilgang til noen av funksjonene som er oppført nedenfor.
Tips 1: Lagre automatisk endringer med OneDrive
OneDrive er Microsoft Office skylagringstjeneste, og den er tilgjengelig enten du har et Microsoft 365-abonnement eller ikke. Ikke bare vil OneDrive gi deg tilgang til alle filene dine hvor som helst og når som helst, du kan også koble OneDrive til Microsoft Office-programvaren din for å dra nytte av autolagringsfunksjonen.
Når aktivert, oppdateres oppdateringene til skyen i sanntid. I tillegg lagrer OneDrive flere versjoner av dokumentene dine, slik at du enkelt kan sammenligne og rulle tilbake til en tidligere versjon etter behov. Alle som noen gang har mistet en times arbeid med datamaskinfeil eller strømbrudd, vet hva som er en tidsbesparende funksjon. For å finne eldre versjoner i Microsoft 365, klikk på Fil> Info> Versjonslogg.
Tips 2: Lær snarveier for hele suiten
En av de største fordelene med Microsoft Office er hvor jevn brukeropplevelsen er på tvers av de forskjellige appene. Dette betyr at de fleste hurtigtaster fungerer på samme måte i Word, Excel og PowerPoint. Å lære disse kommandoene kan øke produktiviteten. Ctrl + S (⌘S) for å lagre, Ctrl + P (⌘P) for å skrive ut, og enda mer uklare kommandoer som Ctrl + D (⌘D) for fontdialogen fungerer over hele suiten.
Et godt produktivitetstips er å gi en liste over vanlige snarveier til ansatte, som kan referere til det etter behov til det blir andre natur.
Tips 3: Bruk Tell Me-funksjonen (Word)
Tell Me (hva du vil gjøre) -funksjonen ble lagt til Microsoft Office 2016, men når du lærer deg hvordan du bruker den, er den en gave. Vil du endre stil? Skriv inn “Style”. Beskjære et bilde? Skriv inn “Crop.” Sett inn en tabell, legg til en kommentar, endre layout, oppdater designen, les tekst høyt - nesten alle Office-funksjoner kan nås raskt og enkelt gjennom denne menyen, mens smarte forslag gjør det enkelt å finne det du leter etter ved å skrive bare ett eller to ord.
Imidlertid oppdaterer Microsoft 365 kontinuerlig funksjonssettet, og dette er kanskje ikke til stede i de nyere versjonene.
Tips 4: Del dokumenter raskt med Del-knappen
Delingsknappen er plassert øverst til høyre i appen, og kan brukes til å raskt dele et dokument via OneDrive, e-post, AirDrop (kun Mac) og andre tredjeparts tjenester. I stedet for å åpne e-postklienten din, søke etter en fil (“Hvor lagret jeg dette igjen?”), Klikker du bare på Del-knappen og velger mottakerne.
Tips 5: Finn og erstatt
Hvis du trenger å endre et ord eller en gruppe ord gjennom et helt dokument, kan du gjøre det raskt med Finn og erstatt-funksjonen. Bare trykk Ctrl + Shift + H (⌘⇧H), så finner og erstatt dialogen. Skriv inn teksten du vil endre i Finn-boksen, erstatningen i Erstatt-boksen, og trykk på Erstatt-knappen. Office vil søke i dokumentet og gjøre endringer etter behov.
Du kan også erstatte det med ingenting (la feltet Erstatt tomt) for å slette flere forekomster av et ord.
Tips 6: Avansert Finn og erstatt
Det er mer med dette kraftige verktøyet enn det du ser. Ved å klikke på knappen nederst til venstre i dialogen, kan du få tilgang til avanserte funksjoner for å øyeblikkelig endre skriftstil, avsnittinnstillinger og mer, for all tekst du trenger.
For eksempel kan du finne alle dristig tekst og gjør skrifttypen rød, ellers velger du all teksten på et bestemt språk og gjør den kursiv. Bruk denne når som helst du trenger for å gjøre brede endringer i spesifikke tekststiler.
Tips 7: Juster og bruk stiler for flotte dokumenter
Det er overraskende hvor mange som bruker Microsoft Office på daglig basis, men likevel ikke benytter seg av Styles for å strømlinjeforme dokumentene og øke hastigheten på skrivingen. Stiler finner du under Hjem-fanen, og lar deg bruke forhåndsdesignede skriftinnstillinger på farten. Du kan også endre disse stilene for å matche dine behov og dokument. Stilene oppdateres automatisk når du også bytter tema, noe som gjør det enkelt å endre utseendet til et helt dokument på et øyeblikk.
Tips 8: Kopier og lim inn flere elementer med Spike
Denne praktiske funksjonen lar deg kopiere flere elementer og lime dem inn samtidig. Bare velg den første tekstblokken, trykk Ctrl + F3 eller ⌘F3, og fortsett deretter til neste. Hver gang du trykker på Ctrl eller Command + F3, lagres teksten og så videre. Når du er klar til å lime inn alt, skriver du inn Ctrl + Shift + F3 eller ⌘⇧F3. Du kan også skrive "spike" (små bokstaver) og trykke Enter, og den lagrede teksten vil forbli i minnet for å bli brukt en annen gang.
Tips 9: Kopier og lim inn formatering
Effektiviser formateringen raskt over tekstblokker ved å trykke Ctrl + Shift + C (⌘⇧C) for å kopiere formatering (skrift- og avsnittstil, farger, justering osv.), Og Ctrl + Shift + V (⌘⇧V) for å lime inn formatering til valgt tekst.
Tips 10: Tilpass Office-båndene dine
Hvis du ofte ser etter visse funksjoner i menyer eller utvidere, ikke nøl med å legge dem foran og i midten på båndet. Du kan gjøre dette under Innstillinger> Bånd og verktøylinje, eller ved å gå til Fil> Alternativer> Tilpass bånd. Du vil kanskje bli overrasket over det store utvalget av funksjoner du kan legge til på båndet ditt for rask tilgang. Du kan også skjule båndet for å få mer plass ved å klikke en gang på hvilken fane som er åpen, gå til Vis> Bånd eller skrive Ctrl + F1 (⌥⇧R).
Tips 11: Trippelklikk for å velge et avsnitt
De fleste vet at du kan dobbeltklikke på et ord for å velge det. Du kan også trippelklikke på et ord for å velge hele avsnittet, noe som er veldig nyttig for å flytte rundt store biter av tekst når du redigerer.
Tips 12: Juster automatisk korrigering slik at den passer deg
Det er en vanlig klage at Microsoft Office endrer tekst mens du skriver, selv om du er sikker på hva du mener. Du kan justere disse innstillingene under Verktøy> Alternativer for automatisk korrigering. Du kan ta ut alt som plager deg, eller legge til ord du ofte skriver feil. Du kan til og med legge til symboler, som å erstatte (c) med ©.
Tips 13: Sammenlign dokumenter side om side (kun Windows)
Selvfølgelig kan du bare åpne separate vinduer og plassere dem side om side, men Microsoft Office's Side-by-Side-funksjon går et skritt videre med synkronisert rulling, noe som er en enorm tidsbesparelse når du sammenligner og redigerer versjoner av lange dokumenter.
Tips 14: Se to forskjellige deler av samme dokument med delt visning
Dette er et fantastisk verktøy når du trenger å gjøre endringer i en del av et dokument mens du refererer til en annen seksjon (for eksempel når du skriver en introduksjon eller konklusjon). Bare gå til View-båndet og velg Split View. Du kan bla til forskjellige seksjoner i hvert vindu uavhengig, og gjøre endringer i en av dem.
Tips 15: Kopier og lim inn som en proff
Ganske mye vet alle hvordan man kopierer og limer inn en tekstblokk, men visste du at du raskt kan lime inn tekst uten formatering, eller som et bilde eller PDF direkte i dokumentet? Bare skriv Ctrl + Alt + V (⌘⌃V), så får du en dialog med alternativer.
I Word kan du bruke denne dialogen til å lime inn tekst uten formatering, mens du i Excel kan lime inn bare verdier, formatering eller kommentarer, alt unntatt grenser, og til og med legge til, trekke fra, multiplisere og dele summene på farten.
Tips 16: Tilpass hurtigmenyen
Du kan legge til funksjoner du ofte bruker i hurtigtilgangsverktøylinjen, i hvilken som helst apps hurtigmeny helt øverst i dokumentet. Som standard ser du kommandoer som Lagre, Skriv ut og angre, men du kan legge til nesten hva som helst her. Bare klikk på pilen til høyre for å legge til kommandoer etter behov.
Tips 17: Slå sammen figurer (Powerpoint)
Du kan kombinere forskjellige enkle former for å lage mer komplekse som vil se bra ut i presentasjonene dine, og du trenger ikke et fancy verktøy som Illustrator for å gjøre det. Bare velg figurene du vil slå sammen, og klikk på Slå sammen figurer under Format-fanen. Disse sammenslåtte figurene kan kopieres og limes inn i andre apper, som Word.
Tips 18: Bruk betinget formatering til dynamisk formatering av celler (Excel)
Betinget formatering lar deg bruke stiler på bestemte celler basert på verdien eller innholdet. Det kan for eksempel være lurt å gjøre hver positive verdi grønn og hver negativ verdi rød. Bare velg cellene du vil formatere, og bruk deretter kategorien Betinget formatering i Hjem-båndet. Det er mange forhåndsinnstillinger, eller du kan definere dine egne regler og ligninger.
Sammendrag
Microsoft Office er en av de beste kontorsuitene som er tilgjengelige, med mange kraftige alternativer for å effektivisere de ansattes arbeid og øke produktiviteten. Oppfordre teammedlemmer til å utforske programvaren og til å dele tips og triks aktivt mellom seg. Ikke bare er det morsomt og spennende å oppdage nye funksjoner, men det gjør samarbeidet mye enklere og lar ansatte gjøre mer på kortere tid, mens de jobber mer komfortabelt.
- Vi har omtalt de beste Microsoft Office-tilbudene.