Microsoft Project er en av de mer avanserte prosjektledelsesplattformene som er tilgjengelige i dag. Den har banebrytende teknologier som lar deg identifisere den beste måten å planlegge prosjekter på og finne optimale løsninger for fordeling av arbeidsmengder på tvers av teamet ditt.
Selv om Microsoft Project er ment for både små og store bedrifter, er det ikke den mest brukervennlige prosjektledelsesløsningen på markedet, slik du skal finne ut under denne Microsoft Project-gjennomgangen. Hvis brukervennlighet er viktig for deg, kan du ha det bedre med et annet system.
Planer og priser
Det er et par forskjellige måter å få tilgang til Microsoft Project-programvare, men den mest populære er den Microsoft Project skybaserte løsningen. Dette kan nås gjennom tre forskjellige abonnementspakker som, forvirrende, heter Project Plan 1, Project Plan 3 og Project Plan 5. De varierer i pris fra $ 10 til $ 55 per bruker per måned, og alle faktureres årlig.
Alle tre abonnementene støtter samarbeid og hjelper deg med å organisere arbeidsflyten din gjennom Gantt-diagrammer. Uansett planen du velger, vil du kunne bruke rutenett- og brettvisninger for å ordne de forskjellige oppgavene du og teamet ditt er ansvarlige for.
Imidlertid kan Project Plan 1 bare brukes som en nettleserbasert applikasjon mens Plan 3 og Plan 5 leveres med en nedlastbar stasjonær klient. Prosjektplan 3 er også verdt å oppgradere til hvis du vil være i stand til å tildele spesifikke ressurser til forskjellige oppgaver, eller hvis du trenger tilgang til rapportering og timelistefunksjoner.
Prosjektplan 5 vil bli verdsatt av erfarne prosjektledere som trenger å modellere prosjektforslag og sammenligne dem med viktige forretningsberegninger. Toppnivået for Microsoft Project-abonnementet støtter også behovsstyring, slik at du kan lage en standardisert måte å evaluere prosjektideer fra kollegaene dine.
Du kan også få tilgang til den skybaserte versjonen av Microsoft Project ved å registrere deg for et Microsoft 365-abonnement som lar deg få tilgang til Microsoft Project Online. Vurder å gå nedover denne veien hvis du vil få tak i andre Office-produktivitetsverktøy som Word eller Powerpoint.
Lokale versjoner
Hvis du foretrekker å betale for en engangslisens i stedet for å registrere deg for en rullende abonnementsplan, kan du i stedet velge en lokal versjon av Microsoft Project. Det er tre av disse: Project Standard 2022-2023, Project Professional 2022-2023 og Project Server. De to første koster henholdsvis $ 620 og $ 1 030, men du må be om et tilbud direkte fra Microsoft hvis du er interessert i å kjøpe Project Server.
Alle de tre lokale versjonene av Microsoft Project er gode for installasjon på en enkelt PC om gangen. De mangler samarbeidsfunksjonene i skyen Microsoft Project-utgaver, men Project Professional støtter synkronisering med Project Online mens Project Server leveres med banebrytende optimaliseringsverktøy.
Funksjoner
Som en hvilken som helst god prosjektledelsesløsning er tilpassbare Gantt-diagrammer inkludert i Microsoft Project, slik at du kan visualisere prosjektarbeidsflyter og ressurser. Men Microsoft Project mangler heller ikke avanserte funksjoner for prosjektledelse.
Et eksempel er høyt nivå prosjektbudsjetteringsverktøy som følger med denne plattformen. Gjennom dette kan du gjøre beregninger av "opptjent verdi" som returnerer estimerte kostnader og avkastningstall for et foreslått prosjekt. Dette er en utmerket funksjon som kan hjelpe deg med å strategisere hvilke prosjekter du skal ta på deg.
Du kan bruke Microsoft Project til å holde oversikt over alt arbeidet som gjøres i hele organisasjonen din ved å spore oppgaver som er tildelt bestemte personer, samt generelle mål som må oppfylles. Det er mulig å overvåke ressurser også, og det er mye rom for detaljert informasjon. For eksempel kan flere paneler legges til i diagrammer som gjør ting som å redegjøre for hvordan materialkostnadene vil endres over tid.
Hvis du er en erfaren prosjektleder, kan du ta Microsoft Project-systemet ditt til neste nivå med interaktive dashboards som kommuniserer den nåværende statusen til prosjektene dine. For å gjøre dette trenger du imidlertid noen programmeringsferdigheter og et eget abonnement på Microsoft Power BI.
Grensesnitt og i bruk
Hvis du noen gang har brukt Microsoft Excel eller et annet produktivitetsverktøy fra Microsoft, er sjansen stor for at du vil føle deg hjemme når du navigerer rundt i Microsoft Project. Som andre Office-programmer, finner du verktøy og snarveier i en linje øverst på skjermen.
Imidlertid betyr ikke "hjemme" ikke "behagelig". Selv om Project kan se ut som Excel, må du ha en forankring i prosjektledelseskonsepter for å forstå hva som skjer i Microsoft Project-grensesnittet. Til venstre på skjermen finner du et regneark relatert til oppgave- og ressursdata. I mellomtiden er det en interaktiv visualisering av tidsplanen din på høyre side.
Det er ingen mobilapp som replikerer funksjonen til den stasjonære eller nettleserbaserte Microsoft Project-opplevelsen. Det er imidlertid et par nært beslektede applikasjoner. For det første tilbyr Microsoft Project Portfolio Dashboard-nettappen som lar deg designe omfattende prosjektrapporter på iPad. Og så er det iOS og Android Project Microsoft Planner-applikasjonen som kan synkronisere dine personlige oppgaver og planlegge fra Project Online.
Brukerstøtte
Microsoft oppnådde absolutt ikke sin status som et av verdens ledende tekniske merkevarer uten å tilby ganske god kundesupport. Hvis du støter på et problem med Microsoft Project-abonnementet eller installasjonen, kan du få hjelp fra en supportagent via telefon.
Konkurransen
Der Microsoft Projects mangler vennlige opplæringsprogrammer som hjelper deg med å komme raskt i gang, er konkurrenter som Monday.com eller Zoho Projects så intuitive at de knapt trenger opplæring i utgangspunktet. Microsoft Project er kraftigere enn disse alternativene, men den bratte læringskurven betyr at det bare er et godt alternativ hvis du trenger de avanserte verktøyene som følger med denne prosjektledelsesløsningen.
Endelig dom
Selv om det ikke vil vinne noen priser for enkelhets skyld, forblir Microsoft Project et utmerket prosjektledelsesverktøy for erfarne fagfolk. Dens evne til å forutsi prosjektkostnader og tildele ressurser basert på intrikate detaljer, betyr at det ganske enkelt kan gå lenger enn og gjøre mer enn de alternative prosjektløsningene.
