Kommunikasjon spiller en grunnleggende rolle i den daglige driften av selskaper i alle bransjer, både internt og eksternt. Og telefoner er fremdeles en av de vanligste kommunikasjonsmetodene for mange bedrifter i dag.
Men de siste årene har forretningstelefoner gjennomgått store endringer. I dag bruker mange bedrifter Voice over Internet Protocol-baserte telefonsystemer. Slike systemer tillater bedrifter å ringe og sende meldinger via smarttelefoner, nettbrett, datamaskiner og andre Internett-tilkoblede enheter.
Å kjøpe et VoIP-system for din virksomhet vil gi mange fordeler i forhold til tradisjonelle telefonløsninger. De gir større skalerbarhet, kostnadsbesparelser, støtte for flere enheter, utmerket samtalekvalitet, økt sikkerhet, imponerende brukeropplevelser og mange andre fordeler.
Det som også er bra med VoIP-systemer, er at de har mange forskjellige funksjoner, for eksempel automatisk ledsager, viderekobling, samtaleopptak, samtaleoverføring, samtalehold, samtaleparkering, samtalekøer, åpningstider, analyse, konferanse, musikk på vent SMS og mer.
Hvis du for øyeblikket leter etter et VoIP-system for virksomhet, har du sett at det er mange valgmuligheter tilgjengelig. Men hvordan velger du egentlig den rette for virksomheten din? En av de beste måtene å sikre at et VoIP-system passer godt for virksomheten din, er å unngå vanlige feil, enten det er lite forskning før du kjøper et system, er uklart om dine behov eller noe annet.
- Dette er de beste skytelefonsystemene på markedet
Velge den første leverandøren du ser
Det er mange forskjellige VoIP-systemer tilgjengelig på markedet i dag, og hvis du ønsker å kjøpe en til virksomheten din og er ekstremt opptatt, er det enkelt å velge den første leverandøren du kommer over etter et raskt Google-søk.
Men hvis du velger en VoIP-leverandør uten å gjøre noen undersøkelser på forhånd og vurderer andre alternativer der ute, kan du ende opp med å velge en tjeneste som er uegnet for virksomheten og teamet ditt.
Når det gjelder å finne det beste VoIP-systemet, er det viktig å sammenligne forskjellige leverandører. Selv om dette vil ta mer tid, vil du ikke skynde deg å bestemme deg og vil ende opp med den beste VoIP-løsningen for hele virksomheten. Ved å shoppe rundt kan du spare penger på premiumabonnement og få tilgang til enda flere funksjoner.
Unnlater å forstå brukerbehov og forretningskrav
Å sammenligne forskjellige leverandører er ikke den eneste faktoren du må vurdere når du velger et VoIP-system av virksomhetsklasse. Hvis du ikke forstår hva din bedrift og ansatte trenger fra en VoIP-leverandør, risikerer du å kaste bort penger og tid på å implementere et ineffektivt system.
Når du skanner markedet for den perfekte VoIP-løsningen, bør du skrive ned en liste over forretnings-, tekniske og brukerkrav. Dette vil hjelpe deg med å sørge for at en potensiell leverandør passer fint inn i virksomheten din. For eksempel kan du notere nødvendige VoIP-funksjoner og sjekke om disse tilbys av potensielle VoIP-leverandører.
Hvis du leser grundige gjennomganger, casestudier og kundevurderinger, kan du også finne ut hvilket system som passer best for din virksomhet. Det du ikke vil gjøre er å velge en VoIP-løsning og oppdage at den ikke passer for din virksomhet i fremtiden.
Ikke vurderer kostnader
Unnlatelse av å vurdere kostnadene ved et VoIP-system er noe annet å avstå fra å gjøre når du søker etter den beste leverandøren. Mange VoIP-tjenester tilbyr en rekke betalte abonnementer og valgfrie tillegg som passer forskjellige virksomheter. Hvis du ikke er klar over disse, kan du registrere deg for feil plan eller pådra deg ekstra kostnader lenger ned på linjen.
Hvis du tenker på å kjøpe et VoIP-system for virksomheten din, vil vi på det sterkeste anbefale å sette et klart budsjett fra starten og vurdere de økonomiske faktorene til ulike tjenester. Som det er tilfelle med alle andre typer produkter, finnes det både billige og dyre VoIP-løsninger på markedet. Ved å være tydelig på hvor mye du er villig til å bruke på et VoIP-system, vil du kunne finne en tjeneste som samsvarer med budsjettet ditt.
De fleste leverandører har en klar oversikt over priser på sine nettsteder, noe som absolutt er verdt å lese. Men du bør også kunne diskutere budsjettet og kostnadene ved et VoIP-system ved å snakke med kundeserviceteamene.
Ignorer sikkerhetsimplikasjoner
Fordi VoIP-telefonløsninger kjører på internett, er det alltid en risiko for at nettkriminelle kan hacke systemet ditt for å lytte til telefonsamtaler og stjele verdifull forretningsinformasjon. Som et resultat er det viktig at du vurderer sikkerhetsrisikoen til VoIP-systemer og sørger for at den valgte leverandøren din demper disse truslene.
For eksempel bør du velge et VoIP-system som gir sterk kryptering, flerfaktorautentisering, en streng brukerpolicy, en rekke sikre protokoller og andre sikkerhetsfunksjoner. Hvis du er usikker på hvordan en leverandør håndterer brukersikkerhet og personvern, er det verdt å snakke med kundeserviceteamet.
Kjøpe et ikke-skalerbart system
Hvis du ønsker å implementere et VoIP-system i en virksomhet med rask vekst, er det siste du vil gjøre å velge en ikke-skalerbar løsning som ikke passer til bedriftens behov i en fjern fremtid.
Etter hvert som virksomheten din fortsetter å vokse, trenger du uten tvil å opprette nye linjer over hele verden, legge til nye ansatte i telefonsystemet ditt, få tilgang til nye funksjoner og tilleggsprogrammer og mer. De beste forretnings-VoIP-systemene gjør det enkelt og raskt å gjøre disse tingene over tid.
Velge en ikke-anerkjent eller gratis leverandør
En annen ting å unngå når du velger et VoIP-system, gjelder for ikke-anerkjente eller gratis leverandører. Mens det å velge en gratis leverandør høres ut som en flott måte å spare penger på et VoIP-system, kan du oppleve sikkerhetsproblemer, dårlig ytelse, ingen kundesupport, vanskelig å bruke programvare og andre problemer.
Den beste måten å sikre at du får mest mulig ut av et VoIP-system er å velge et av de beste systemene på markedet. Våre favoritt VoIP-tjenester fra 2022-2023 er RingCentral Office, Ooma Office, GoToConnect, Dialpad, AT&T Business, 8x8 X Series, Microsoft 365 Business Voice, Grasshopper, 1-VOIP og Phone.com.
Velger et ikke-brukervennlig VoIP-system
Uten å undersøke de beste VoIP-systemene for bedrifter, kan du potensielt ende opp med et system som er vanskelig å sette opp og bruke. Dette vil føre til mange problemer for virksomheten din, for eksempel å måtte lære opp ansatte om hvordan du bruker et komplisert VoIP-system, ansatte som velger å bruke andre kommunikasjonsmetoder hvis et system ikke er brukervennlig, og til slutt bytte leverandører lenger ned på linjen.
En flott måte å kontrollere at et system gir god brukervennlighet er å lese anmeldelser og kundevurderinger. Men med de aller fleste VoIP-systemer som gir gratis prøveversjoner og demoer, kan du til og med prøve ut et system før du forplikter deg til et betalt abonnement. Så du vet om det er enkelt å bruke eller ikke.
- Vi har også omtalt de beste PBX-telefonsystemene
