G Suite, den skybaserte produktivitetssuiten som består av apper som Google Docs og Google Slides, ble omdøpt til Google Workspace fra og med oktober 2022-2023. Plattformen er nå endret til å omfatte funksjoner som chat og videokonferanser med tanke på det stadig mer populære arbeidet- hjemmekultur i 2022-2023. Det er også et løfte om flere endringer som skal rulles ut de neste månedene.
For de som ikke er kjent med G Suite, er det et sett med skybaserte verktøy, spesielt inkludert en tekstbehandler og regnearkbehandling, alt designet for det enestående formålet å hjelpe arbeidsgivere (og deres ansatte) å øke produktiviteten på arbeidsplassen.
- Vil du prøve Google Workspace? Sjekk ut nettstedet her
Bortsett fra de vanlige bjeller og fløyter som har blitt et kjennemerke for de beste kontorprogramvaresuitene som denne, kommer den også med et omfattende støttesystem og et skybasert arbeidsmiljø. Selv om verktøyene som følger med G Suite kan brukes offline om nødvendig, er deres primære formål å hjelpe online arbeidsflyter.
Så, hvordan er Google Workspace forskjellig fra G Suite? Foreløpig blir det brukt som et paraplybegrep for å referere til den tidligere G Suite så vel som det nylig integrerte Google Meet. Den har en ny prisstruktur og lover ytterligere endringer for å komme nedover veien.
Funksjoner
Google Workspace er en alt-i-ett-produktivitetsplattform som inneholder flere applikasjoner. Her ser vi på dem en etter en og diskuterer deres forskjellige funksjoner.
En funksjonsrik e-posttjeneste innpakket i et elegant antrekk, Gmail er et må-ha-kommunikasjonsverktøy for både forbruker- og forretningsbrukere. Visste du at den ble brukt av 1,8 milliarder mennesker over hele verden fra og med 2022-2023?
Mer enn bare en e-posttjenesteleverandør, bruker Gmail smart algoritmer og kunstig intelligens på plattformen. For eksempel gir funksjonen smart komponere forslag basert på skrivestilen din mens du skriver, forutser hva du skal skrive neste gang og gjør prosessen med å skrive e-post raskere.
Gmail har også avanserte spamfiltre som holder søppelpost borte fra innboksen din og sender regelmessige påminnelser kalt "nudges" for å holde deg oppdatert om samtalene dine. Den bruker en algoritme for å automatisk sortere e-post i forskjellige kategorier basert på deres natur.
Videre kan brukere dra nytte av funksjonen for frakoblet tilgang for å komme til e-postene sine selv uten internettforbindelse. Gmail er tilgjengelig på et bredt spekter av enheter, inkludert smarttelefoner, nettbrett og datamaskiner.
Google Docs er et skybasert tekstbehandlingsprogram for arbeid. Den har en standard rich-text editor bygget over et online miljø, og en minimalistisk design med fokus på brukervennlighet og enkel tilgang. Selv om det ikke er like funksjonsrikt som Microsoft Word, klarer det fremdeles å skjære ut en enorm nisje for seg selv takket være dets sky-synkronisering og delingsfunksjoner.
Google Docs er tilgjengelig både som et nettbasert program på datamaskiner og som en nedlastbar app for smarttelefoner og nettbrett. Selv om tekstbehandlingsmulighetene for det meste er mest brukte, med muligheter for å gjøre ting som å legge til bilder, endre skriftstørrelse og sette inn tabeller i dokumentet, er stedet der det virkelig skinner muligheten til å sømløst dele dokumentene dine med andre medlemmer av teamet ditt og samarbeide med dem i sanntid.
Et enkelt dokument opprettet ved hjelp av Google Dokumenter kan deles og åpnes av opptil 100 brukere om gangen. Hver gang en bruker gjør endringer i dokumentet, er det synlig for resten. Blant andre bemerkelsesverdige funksjoner er et innebygd oversettelsesverktøy som automatisk kan konvertere teksten din til et annet språk.
Google Sheets er et regnearkadministrasjonsverktøy, omtrent som Microsoft Office Excel. Mens sistnevnte definitivt er kraftigere når det gjelder ren skala, med muligheten til å inneholde flere celler per regneark og en veldig nyttig hurtig tilgang-funksjon, tar Google Sheets fremdeles kaken på samarbeid.
Bortsett fra standardfunksjonene som tilbys i alle andre regnearkprogrammer, har Google Sheets utmerket delbarhet. Akkurat som Google Dokumenter, kan den deles med flere brukere i skyen ved hjelp av en felles lenke. Brukerne som får tilgang til dokumentet ved å besøke denne lenken, vil da kunne samarbeide og gjøre endringer i dokumentet i sanntid.
Sammenlignet med Docs tar Sheets litt av å venne seg til, men det gjør også alle regnearkadministrasjonsapplikasjoner. Den har fremdeles et enkelt grensesnitt og en minimalistisk design, og er tydeligvis lettere å navigere enn Excel.
Google Slides er en online presentasjonsprodusent som brukes av bedrifter og utdanningsinstitusjoner. Den bruker lysbildefremvisninger som inneholder animasjoner og multimediainnhold for å fortelle historier og formidle informasjon. Selv om det ikke er like populært eller funksjonsrikt som Microsoft Powerpoint, klarer Slides også å konkurrere når det er samarbeid involvert.
Google Slides har et brukergrensesnitt som er enkelt nok til å bli vant til. Midt på skjermen er det nåværende lysbildet ditt, indikert med et stort tomt område som du kan gjøre endringer og legge til elementer i. Mot venstre side av skjermen er resten av lysbildene vist i miniatyrformat i kronologisk rekkefølge. Over disse henger verktøylinjen med mange verktøy og alternativer for å hjelpe deg med å designe presentasjonen.
Akkurat som enhver annen presentasjonsprogramvare, bruker Google Slides en kombinasjon av bilder, videoer, animasjoner, tekst og vektorgrafikk for å fortelle en historie eller formidle faktainformasjon. Den har et bredt utvalg av forhåndsdesignede maler å velge mellom. Du kan også legge til tabeller og diagrammer for å tilpasse presentasjonen ytterligere.
En skybasert notatapp som Evernote og OneNote, Google Keep, kan brukes i stedet for en fysisk notisbok for raskt å notere viktig informasjon både hjemme og på jobben. Det er gratis å bruke, omtrent som resten av Google Workspace, men det er betalte planer tilgjengelig for de som ønsker mer lagringsplass og premiumstøtte.
I motsetning til andre applikasjoner som Docs og Slides tillater Google Keep ikke deling av lenker. Du kan imidlertid fortsatt dele notater via e-post og la andre gjøre endringer når de vil. Notater kan brukes til å minne deg på spesifikke oppgaver og til og med sette på repetisjon. Du kan også bruke fargekoding og egendefinerte etiketter for å sortere notatene dine i kategorier.
Bare klikk på alternativet som sier Ta et notat for å begynne å ta notater med Google Keep. Grensesnittet er veldig enkelt å bruke, og du kan angi påminnelser, legge til avkrysningsbokser og sette inn bilder med bare noen få klikk. Hvis du har brukt et notatapplikasjon som Evernote, bør du ikke ha noen problemer med å finne ut hvordan du bruker Google Keep.
Google Drive er sentralt i den elektroniske arbeidsflyten til Google Workspace. En skybasert løsning for lagring og sikkerhetskopiering av filer, det er den ultimate destinasjonen der alle dokumentene, filene og mappene dine med Google, inkludert de som er opprettet ved hjelp av apper som Docs, Sheets og Slides, lagres.
Drive bruker et nettbasert grensesnitt som du kan bruke til å laste opp filer og mapper direkte til skyen. Den leveres med 15 GB gratis lagringsplass for alle brukere, med ekstra lagringsplass for de som har kjøpt et abonnement på Workspace. Den er bygget for effektivitet, og det den mangler i bjeller og fløyter, gjør det mer enn opp i hastighet og brukervennlighet.
Bortsett fra den nettbaserte versjonen, kommer Drive med nedlastbare apper for Android- og iOS-brukere. Det tilbyr også offisielle klienter for Windows- og macOS-skrivebord, som kan brukes til å sikkerhetskopiere data direkte fra en mappe i datamaskinens lokale lagring. Når det gjelder tilleggsfunksjoner, støtter Google Drive også filversjonering, avansert søk, tilgang uten nett og mer.
Google Meet er et videokonferanseverktøy for moderne bedrifter. Den kan brukes av ansatte i et fjernbasert arbeidsmiljø for å holde ansikt til ansikt samtaler over alle avstander, og til det formål er det nesten feilfritt. Den bruker et elegant og moderne grensesnitt og er ekstremt enkelt å bruke, selv for de som er nye for videokonferanser.
Google Meet støtter videokonferanser med opptil 250 personer samtidig. Den leveres også med funksjoner for fildeling, bilde og skjermdeling i sanntid. Det er også en direkteavstemningsfunksjon og et tekstmeldingssystem for å holde samtaler engasjerende.
Å starte en videokonferanse med Google Meet er like enkelt som å fyre opp applikasjonen og dele en tilgangskobling. Deltakerne kan deretter bruke tilgangskoblingen eller innringingsnummeret til å delta i konferansen. Som vert kan du selektivt ta med deltakere i møtet ditt, og avvise forespørsler fra uautoriserte brukere. Prosessen er ekstremt grei.
Google Chat, tidligere kjent som Google Hangouts Chat, er ikke en vanlig chat-applikasjon. Snarere er det en teambasert meldingstjeneste designet for arbeidsplasser for å holde ansatte tilkoblet hverandre. Brandingen var riktignok forvirrende før på grunn av sameksistensen til selskapets vanlige chat-app, Google Hangouts.
Google Chat er ikke ment for sluttkunder. Snarere er det en forretningsapplikasjon i tråd med Slack, Skype for Business og Microsoft Teams. Den er egentlig bygget for 1: 1-meldinger, men har også gruppesamtalefunksjoner tilgjengelig for arbeidsplasser.
Google Chat fungerer akkurat som alle andre chat-tjenester. Til venstre er et sidefelt med en liste over kanaler du for øyeblikket er en del av og direkte samtaler du har hatt. Midt på skjermen er kanalen eller samtalen som for øyeblikket er i fokus. Fremtredende funksjonen her er måten Google Chat integreres med resten av Google Workspace, slik at du kan dele dokumenter og ha pågående samtaler mens du får tilgang til disse dokumentene.
Tilbake da Google+ fremdeles var rundt og fungerte som et sosialt nettverk for sluttkunder, var Google Currents en inngjerdet versjon av Google+ som bedrifter kunne bruke for å holde kontakten internt. Tenk på det som et sett med verktøy designet for å fremme interaksjon og engasjement på arbeidsplassen, som et internt sosialt medienettverk.
Google Currents er designet som et digitalt oppslagstavle. På dette brettet er meldinger som deles over hele arbeidsplassen, og fungerer som et knutepunkt for viktige meldinger, delte filer og fellesskapsdiskusjoner. Det er strømmer som kategoriserer de ulike innleggene i forskjellige emner, og lokalsamfunn som fungerer som undergrupper på arbeidsplassen. Den består også av koder og brukerprofiler.
Strømmer er inkludert som en del av abonnementet ditt og kan nås ved å besøke nettstedet. Den har en intuitiv minimalistisk design og et enkelt grensesnitt som er lett å komme i gang med. Mens Google Chat primært er for 1: 1-meldinger, fungerer Google Currents som et generelt diskusjons- og samfunnsadministrasjonsnav.
Google Forms er et gratis skjemaverktøy og undersøkelsesverktøy tilgjengelig for enkeltpersoner og bedrifter. Det pålegger ingen grenser for maksimalt antall spørsmål, undersøkelser eller deltakere, selv ikke på en gratis konto. Imidlertid lider det av problemet med lav tilpasningsdyktighet, da det bare er en håndfull spørsmålstyper å velge mellom, og ingen måte å få tilgang til betalinger via skjemaene.
Google Forms tillater at tre typer spørsmål legges til i undersøkelsen: flervalg, rullegardin og kort svar. Du kan også tillate brukere å laste opp filer mens de deltar i en undersøkelse. Det er imidlertid ingen muligheter for å godta betalinger eller stille bilde- eller videobaserte spørsmål.
På plussiden kan du velge hva slags svar som er akseptabelt og til og med score svar automatisk ved hjelp av de innebygde funksjonene. Dette fungerer veldig bra hvis du prøver å administrere en online quiz.
Betinget logikk og sømløst samarbeid er to fremtredende funksjoner i Google Forms. Logikk lar deg endre og tilpasse deler av undersøkelsen din basert på svarene fra en deltaker. Samarbeid lar deg ha flere teammedlemmer som jobber sammen for å designe en enkelt form. Skjemaer lar deg også visualisere undersøkelsesresultatene dine i form av et kakediagram for enklere datainnsamling.
Google Nettsteder er en gratis nettstedsbygger med barebones-funksjoner. Det er et godt nok verktøy for å bygge nettsteder raskt og enkelt, men mangler avanserte funksjoner og tilpassbarhet. Du kan for eksempel ikke opprette en blogg eller nettbutikk. Det er et veldig grunnleggende sett med gratis maler tilgjengelig, selv om de er responsive. Du kan også legge inn videoer, skjemaer, knapper og glidebrytere for å tilpasse nettstedet ditt ytterligere.
Google Apps Script er en kodingsplattform som kan brukes til å bygge tillegg for andre Workspace-produkter ved hjelp av Javascript. Det hjelper i hovedsak utviklere å tilpasse Google Workspace, noe som gjør opplevelsen mer strømlinjeformet for deres spesielle virksomhet. Det er unødvendig å si at det krever en viss mengde kodingskunnskap for å få det til å fungere. Det kan imidlertid være nyttig å fylle ut hullene for ulike arbeidsflyter og tilpasse apper som Google Dokumenter og Gmail for å jobbe for spesifikke brukssaker.
Google Kalender er en gratis online kalender som du kan bruke til å holde oversikt over hendelser og administrere reiseruter på arbeidsstedet ditt. Teamet ditt kan bruke det i fellesskap til å administrere hendelser relatert til arbeid, for eksempel møter og konferanser. Den er også designet for å fungere sammen med resten av Google Workspace og kan brukes til å tildele oppgaver og tidsplaner til ansatte.
Google Jamboard er derimot en gratis online tavle for enkeltpersoner og bedrifter. Den er representert av en delt hvit skjerm der du kan tegne, sette inn bilder og legge til tekst. Den kan brukes til raskt å formidle ideer og informasjon under online konferanser og styremøter.
Google Arkiv hjelper deg med å samle inn, organisere, se og eksportere data relatert til organisasjonens arbeidsflyt på Google Workspace. Den kan brukes til å spore samtaler, dokumentere hendelser og overvåke hele organisasjonens arbeidsprosess. Det fungerer imidlertid ikke som et alternativt sikkerhetskopieringsverktøy for dataene dine på Workspace.
Google Cloud Search er en kunstig intelligensteknologi som hjelper deg med å spore data på tvers av alle appene dine på Workspace. Den er tilgjengelig i form av en digital assistent og søkemotor som raskt kan finne plasseringen til de søkte dataene dine. Mens Arkiv brukes av bedriftsadministratorer for eDiscovery, brukes Google Cloud Search av ansatte til raskt å finne og få tilgang til informasjon om organisasjonen i hele Google Workspace.
Planer og priser
I veldig lang tid tilbød G Suite for Business en enkelt abonnementsplan for $ 12 per måned som ga brukerne tilgang til hele Googles produktivitetspakke. Imidlertid, med omleggingen av G Suite til Google Workspace, har flere endringer blitt kunngjort, sammen med nye månedlige abonnementsplaner for forretningsbrukere.
Google Workspace tilbyr tre abonnementsplaner på forretningsnivå og to planer for bedriftsnivå.
Business Starter, som koster $ 6 per bruker per måned, gir deg tilgang til 30 GB skylagring per bruker og tillater videosamtaler med opptil 100 deltakere. Den leveres også med sikkerhetskontroller, standardstøtte og en tilpasset forretnings-e-post. Denne prisen inkluderer alle Googles produktivitetsrelaterte applikasjoner
Etter dette er Business Standard, som koster $ 12 per bruker per måned og tilbyr 2 TB skylagring per bruker og 150 deltakere videokonferanser med innspillingsfunksjoner. Resten av funksjonene er ganske likt.
Neste gang har vi Business Plus som koster $ 18 per bruker per måned. Denne planen tillater 250 deltakere per videosamtale og 5 TB lagringsplass per bruker. Denne planen kommer med alle funksjonene som er inkludert i Start- og Standard-planene, sammen med tilgang til Google Vault for eDiscovery, som ikke er inkludert i disse planene.
Bedriftsplaner tilbyr enda mer med ubegrensede brukere per konto og ubegrenset lagring per bruker, men de krever at du kontakter selskapets salgsavdeling for tilpasset pris. Imidlertid forventes det å koste rundt $ 20 per bruker per måned og $ 30 per bruker per måned for henholdsvis Enterprise Standard og Enterprise Plus.
Brukerstøtte
Google Workspace leveres ferdigpakket med en gratis støtteplan som kan oppgraderes for enda flere funksjoner. Den gratis planen tilbyr standard sak- og telefonsupport med en gjennomsnittlig responstid på opptil 24 timer.
Premium Support er tilgjengelig for Business- og Enterprise-kunder og leveres med kritisk support døgnet rundt og en responstid på så lite som 15 minutter. Denne planen tilbyr også skreddersydd, kontekstbevisst støtte og teknisk kontoansvarlig. Du må kontakte Google Sales for tilpasset prissetting.
Google Support kan kontaktes via telefon, chat eller e-post. Telefonsupport er tilgjengelig på 14 forskjellige språk. Det er også et fellesskapsforum tilgjengelig for alle betalte brukere.
Sikkerhet
Google har kunngjort en hel rekke sikkerhetsoppdateringer for å beskytte organisasjoner mot datatyveri og misbruk på arbeidsplassen. Faktisk er Google Workspace nå den første store databehandleren som mottar en ISO / IEC 27701-sertifisering. Spesielt er det gjort oppdateringer til Gmail, Chat, Meet og Vault for å forbedre sikkerheten og organisatorisk personvern.
Revisjonslogger og databeskyttelsesinnsikt har vært en stor del av oppdateringen mottatt av Gmail. Administratorer kan se rapporter og logger som hjelper til med å minimere innsidertrusler og brudd på retningslinjene. For eksempel har Workspace-administratorer tilgang til detaljerte logger som påpeker når en bruker setter opp automatisk videresending av e-post på sin arbeidsplasskonto. Gmail kommer også med avansert spam-filtrering, deteksjon av skadelig programvare og anti-phishing-funksjoner.
Google Meet mottar også oppdateringer relatert til revisjonslogging og oppdagelse av misbruk for å redusere hendelser med trakassering på arbeidsplassen under online-møter. Eksempler inkluderer en ny funksjon som klassifiserer gjentatte lovbrytere og automatisk hindrer dem i å bli med på møter.
Google Chat mottar oppdateringer som gir administratorer tilgang til revisjonslogger som oppdager phishing, datainfiltrasjon og misbruk. Google er i ferd med å klassifisere visse chatterom som krenkende basert på tidligere rapporter for automatisk å forhindre ansatte i å bli med dem.
Brukere og administratorer som ønsker ekstra sikkerhet under påloggingsprosessen, kan også aktivere tofaktorautentisering på kontoene sine. Dette forhindrer dem i å logge inn på Google Workspace til de har bekreftet tilgangsforespørselen via et engangspassord sendt til telefonen.
Konkurransen
Den primære konkurrenten til Google Workspace er produktivitetspakken kalt Microsoft 365, tidligere kjent som Office 365 eller Microsoft Office. Microsoft 365 tilbyr et sett med produktivitetsverktøy som, selv om de ikke er så varierte som Google Workspace, fremdeles klarer å skinne med det store antallet funksjoner som er inkludert per produkt.
Microsoft Word, for eksempel, er en kraftigere tekstbehandler enn Google Docs, selv om de fleste synes å foretrekke sistnevnte for online samarbeid. Tilsvarende er verktøy som Excel og Powerpoint mer funksjonsrike tilbud enn ark og lysbilder. Selv om det ikke er førstevalget for selskaper med eksterne arbeidsplasser, har Microsoft nylig lansert online og gratis bruk versjoner av kontorproduktivitetsverktøyene og til og med aktivert sanntids samarbeidsfunksjoner for bedrifter.
Noen få andre eksempler på anstendige kontorproduktivitetssuiter inkluderer Zoho Workplace og WPS Office, som begge tilbyr annonseaktiverte gratisversjoner av programvaren. Selv om de ikke nødvendigvis er like kraftige som Google Workspace, tilbyr de begge anstendige kostnadsvennlige alternativer for de som har et lavt budsjett.
Endelig dom
Google Workspace er en kraftig online produktivitetspakke som prioriterer deling og samarbeid fremfor alt annet. Selv om den ikke er like robust eller like dyktig som Microsoft 365, klarer den fremdeles å utmerke sin funksjonspakkede konkurrent når det er behov for at forskjellige ansatte i en organisasjon samarbeider eksternt. Alt i alt er det et solid tilbud med en gjennomsiktig prisstruktur og design som fokuserer på enkelhet og funksjonalitet fremfor fancy gimmicks.
Gmail er den mest populære e-postleverandøren i verden, med nesten to milliarder brukere over hele verden fra og med 2022-2023. Det er også det primære salgsargumentet for Google Workspace. Kombinert med sine omfattende samarbeidsmuligheter i sanntid gir Workspace et ganske sterkt tilbud for en kraftig produktivitetspakke.
- Vi har også fremhevet den beste kontorprogramvaren