Hvis organisasjonen din har et styrerom eller et møterom (eller flere av begge), kan det være litt av et mareritt å prøve å koordinere møter. Lagkalendere er en måte å dempe kaoset på, men det er ofte når du er borte fra telefonen eller skrivebordet og trenger å bruke et møterom i noen minutter.
Joan har som mål å fjerne alt dette, og tilbyr en rekke interessante løsninger som gjør rombestilling virkelig problemfri. Enten du bruker dine egne enheter eller investerer i en av Joan, er det en løsning som fungerer for enhver plass - med en interessant prislapp å starte.
Priser og tilgjengelighet
Joan er tilgjengelig direkte fra deres hjemmeside, og prisene vil avhenge av hvilke alternativer du velger. Hvis du for eksempel vil kjøre Joan på dine egne skjermer, må du pakke ut en premiumplan eller snakke direkte med selskapet for noe som bedre passer dine behov. Dette vil bare gi deg muligheten til å se alle pågående og kommende møter - romreservasjoner må fortsatt gjøres gjennom din eksisterende kalender eller apper.
Hvor Joan faktisk blir nyttig, er med Joan 6, en berøringsskjerm e-blekk-nettbrett som viser kommende bestillinger for et bestemt rom, og som også lar deg raskt bestille et rom fra selve enheten. Imidlertid vil dette alene gi deg $ 549 (£ 442,50, AUD $ 803, AED 2 016), som for en e-blekk-nettbrett virker utrolig dyrt. Selv om det leveres 1 måneds Premium-abonnement gratis, er det fortsatt en høy pris.
Deretter er det Joan 13, som er en ikke-interaktiv 13-tommers nettbrett som er best egnet for konferanserom eller lobbyer, og som kan vise status på opptil ni forskjellige rom. Den kommer inn på $ 899 (£ 724,73, AUD $ 1315, AED3,302), som igjen er en svimlende høy pris å betale for en e-blekk-nettbrett, uansett hvor nydelig den ser ut.
Mens du kan bruke enten Joan 6 eller Joan 13-enheten rett ut av esken, understreker selskapet at det kreves en abonnementsplan for den beste opplevelsen. En standardplan koster $ 119 (£ 95,93, AUD $ 174, AED437,09) per år per enhet, mens Premium-planen ligger på $ 229 (£ 184,61, AUD $ 335, AED841) per år per enhet.
Det er denne prismodellen som setter Joan opp som en betydelig investering hvis du er en liten bedrift. Du trenger minst én Joan 6 for å sette i gang ting, og ved å legge til tillegg til ekstra enheter samt abonnementsplanen vil alle begynne å ta sin toll. Husk deg, det er ikke nødvendig å abonnere på en plan for å utnytte Joans grunnleggende funksjoner, men det anbefales.
Design
Både Joan 6 og Joan 13 er godt bygget, og kommer i slank emballasje. Joan 6 har en for det meste plastkropp, mens Joan 13 har en tyngre metallkropp med en glassfront.
Ingen av enhetene har noen knapper, bortsett fra en diskret microUSB-ladeport på baksiden. Installasjonen er en lek - begge enhetene har et solid magnetfeste med sterk 3M tape på baksiden. Bare hold den på en hvilken som helst flat overflate, og enheten festes enkelt uten oppstyr. Deretter kan du raskt skyve den av holderen for lading når det er nødvendig. Det er andre monteringsalternativer som et bordstativ eller sterkere veggfeste, men disse er kun valgfrie (og på den noe dyrere siden også).
Den største forskjellen mellom de to - bortsett fra størrelsen selvfølgelig - er at Joan 6 er berøringsaktivert så vel som bakgrunnsbelyst. Joan 13 er ment kun som en informasjonsvisning, som er en oppgave den utfører perfekt.
Funksjoner
Å sette opp begge enhetene krever litt tålmodighet, men er ikke så komplisert. Du må ha en PC eller Mac praktisk for å laste ned installasjonsverktøyet fra Joans nettsted, og deretter koble til den nødvendige enheten din med den medfølgende microUSB-kabelen. Når programvaren oppdager enheten, kan du konfigurere Wi-Fi-innstillingene og deretter fortsette oppsettet gjennom Joans dedikerte nettstedsportal.
Når du er logget på portalen din, kan du dykke inn og begynne å sette hver enhet opp til å fungere i organisasjonen din. Joan krever enten en kalender-URL eller tilknyttet e-postadresse for å kommunisere for bestillinger, og dette er ganske enkelt å konfigurere.
Joan støtter en rekke kalenderintegrasjoner, inkludert Google, Office365, Exchange og iCal for å nevne noen. Når du er koblet til en kalender via portalen, kan du opprette rom for organisasjonen din, noe som gjenspeiles i en egen kalender for hvert rom. Så for eksempel kan du ha en kalender som håndterer bestillinger til styrerommet, og en annen kalender for et møterom.
Joan 6 kan bare knyttes til ett bestemt rom slik at det kan koordinere bestillinger, mens Joan 13 kan vise opptil ni forskjellige rom på skjermen, slik at du umiddelbart kan se hvilke rom som er tilgjengelige for bestilling, eller hvilke møter som er Kommer opp.
Å bestille et rom med Joan 6 kan gjøres på to måter. Det er et "Meet Now" -alternativ på skjermen som lar deg umiddelbart bestille et rom for et raskt møte (opptil 60 minutter). Hvis det er planlagt et møte som kommer, vil det bare tillate deg å bestille rommet frem til det planlagte møtet, noe som sikrer at delefilter ikke skjer.
Den andre metoden er å bruke funksjonen ‘Meet Later’ rett på selve enheten. Når du trykker på dette alternativet, kan du bla til en bestemt dato og tid og bekrefte en bestilling direkte til den tilknyttede kalenderen. Du får bare se tilgjengelige tidsluker - møter som allerede er bekreftet, vises som gråtonede.
Det er to små problemer som oppstår når du bestiller direkte gjennom Joan 6. For det første kan det være litt av en jobb å bla til din bestemte dato eller klokkeslett - det er ingen rask måte å få tilgang til en bestemt dato annet enn å bla gjennom hele langt over tilgjengelige tider. For det andre er det ingen måte å legge til et kort notat for møtenavnet - det vises ganske enkelt som 'Booket' i den koblede kalenderen din, så du må uansett gå tilbake til kalenderappen din for å gi navnet til møtet riktig og gjøre ytterligere Endringer.
Enten det brukes sammen eller ikke, fungerer både Joan 6 og Joan 13 nøyaktig slik det var ment. Joan 6 var flott for å administrere vår travle studioplan, mens Joan 13 var et godt øyeblikksbilde av teamets bevegelser i løpet av uken, samt tilgjengeligheten av styrerommet. Joan 6 tilbyr også en hot-desking-modus, noe som er flott når du arbeider i samarbeidsrom. Bare trykk på skjermen for å bestille setet, og trykk på det igjen når du er ferdig med å frigjøre det.
Enhetene har et fast intervall der de oppdaterer informasjon, bare ned til API-begrensninger og for å forlenge batterilevetiden. Når en bestilling er gjort i en kalender, tar det litt under fire minutter før endringene gjenspeiles på en Joan-enhet. Det er ikke mye tid å vente på, men for eksepsjonelt travle rom kan dette være litt av en mindre utfordring.
Det er et alternativ for å vise en tilpasset QR-kode, så vel som tilpasset innhold, for eksempel et bildegalleri eller tilpasset tekst. Annet enn dette, har du igjen å kjempe med Joans standardoppsett for innhold, så det er bare å sykle gjennom det som er tilgjengelig for å finne ut hva som fungerer best for deg.
Batterilevetiden er ganske anstendig på begge modeller - Joan 6 klokker i omtrent 3 måneders bruk før du trenger en lading, mens Joan 13 kan gå nesten et år på en enkelt lading. Systemet vil også sende deg en e-post når en enhet har lite kostnad, noe som er praktisk.
Endelig dom
For selskaper med flere møterom som stadig er i bruk, er Joan en smertefri måte å administrere dem alle på. Enten det er avhengig av å koble til eksisterende kalendere eller ruting av alt gjennom Joan, er det en problemfri løsning for å administrere rombestillinger og møter som selskaper både store og små vil sette pris på.
Den eneste hindringen er prisprisen - det er en betydelig mengde penger å investere i det som egentlig er en e-blekk-nettbrett, uansett hvor sofistikert den er. Små selskaper eller oppstartsbedrifter kan trenge å kjempe med å bare få en enhet på den gratis planen til å begynne med, men hvis du har råd til det, vil Joans evner redde deg fra det evige bryet med å sjonglere møterom.
- Dette er de beste konferansetelefonene for ditt neste VOIP-møte
