Den beste programvaren for dokumentadministrasjon (DMS) gjør det enkelt og effektivt å administrere filene dine, både online og offline.
Den beste programvaren for dokumenthåndteringKlikk på lenkene nedenfor for å gå til leverandørens nettsted:
1. Templafy
2. M-filer
3. DocuWare
4. MasterControl
5. XaitPorter
Dokumentadministrasjon blir stadig viktigere ettersom konseptet med et papirløst kontor blir en dagligdags virkelighet, spesielt med veksten i skylagringstjenester.
Dette betyr at i stedet for å måtte oppbevare papir i klumpete arkivskap, kan dokumenter nå lagres sikkert på nettet. Imidlertid handler det ikke bare om å arkivere informasjon så mye som å gjøre hele prosessen med dokumentadministrasjon enklere, dekke alt fra merkevaremaler, forbedre arbeidsflyter, jobbe med samarbeidsverktøy, samt å kunne sortere gjennom noen ganger teknisk informasjon. Og det er på toppen av generelle dokumentredigerings- og administrasjonsoppgaver.
God dokumenthåndteringsprogramvare (DMS) må også kunne jobbe med forskjellige digitale filtyper, ikke bare fra kontorprogramvare, men også noteringsapper, tekniske planer, bilder og design, og alt annet du kan forestille deg at du tidligere ble skrevet ut på papir, inkludert fra eldre filformater. I disse dager vil det også imøtekomme utforming av programvare for dokumenter.
Imidlertid vil mange leverandører og entreprenører fortsatt håndtere papir, slik at ethvert DMS trenger å ha en dokumentskanningsløsning, ofte som frittstående eller som en del av en OCR-skanningsprogramvare, slik at slike papirfakturaer, kvitteringer eller andre dokumenter kan skannes slik at en digital kopi kan arkiveres mens papirversjonen resirkuleres.
Det papirløse kontoret har lenge kommet, men det er endelig her for de som vil omfavne det. Her er de beste programvareløsningene for dokumenthåndtering.
- Vi har omtalt de beste alternativene til Microsoft Office.
1. Templafy
En alt-i-ett-dokumenthåndteringsløsning
Brukervennlig grensesnittOmfattende funksjonerMobilapperAutomatiserte samsvarskontrollerTemplafy er et av de beste verktøyene for dokumenthåndtering der ute. Systemet har som mål å integrere viktige kontorsuiter og løsninger som brukes av bedrifter daglig.
Hvis det er noe som kan være frustrerende, er det å måtte lage merkevaredokumenter ved hjelp av annen programvare. Dette kan bli tidkrevende og fragmentert, men Templafy kan hjelpe. Med den kan du opprette en rekke filer i systemet og administrere dem fra en enkelt feed.
Programvaren er kompatibel med en rekke enheter og bruker skyen for å gi deg tilgang til alle dokumentene dine på tvers av datamaskiner, nettbrett og smarttelefoner. Det er også automatiske samsvarskontroller, og du kan også gi tilbakemelding til ansatte.
Kontakt kreves for et pristilbud, og ikke overraskende, avhenger den nøyaktige kostnaden av antall brukere, funksjoner og tillegg som er valgt.
2. M-filer
Dokumentprogramvare som oppdager duplisering
Praktiske integrasjonerMobilapperDokumentvarslerNår det gjelder dokumenthåndtering, har M-Files som mål å forbedre interne arbeidsflyter, og å sikre at viktig informasjon holdes sikker til enhver tid. Kundene inkluderer mange store selskaper som Comcast og Yokohama.
Det er et enkelt hvelv for en mengde filer, og du kan enkelt finne dem etter klient, prosjekt, dato, status eller andre kriterier. Programvaren tar sikte på å unngå duplisering - det er ganske vanlig å ende opp med to eksemplarer av den samme rapporten, eller muligens flere.
M-Files vil varsle deg om et dokument er lagret to ganger ved å analysere navn og prosjektdata. Du får også noen gode integrasjoner, inkludert Microsoft Office og Salesforce CRM.
Det er en gratis prøveperiode tilgjengelig, men priser er ikke fastsatt på nettstedet, så du må ta kontakt for et tilbud.
3. DocuWare
Dokumentorganisasjon flytter til skyen
Dekker hele spekteret av dokumentoppgaverSkibasert lagringMobilsupportSkjult prissettingDocuware tar en skybasert tilnærming til dokumentadministrasjon. Den integrerer skylagring og kontorautomatisering for å skape en digital arbeidsplass. Denne papirløse tilnærmingen til hele spekteret av kontoroppgaver er et annet eksempel på den digitale transformasjonen som driver mange prosesser i disse dager.
Docuware tilbyr tjenester for å lage en 'cloud workflow' når det gjelder dokumenter. Det gjør det mulig å kjøpe tjenester i liten skala etter behov, og når brukssituasjonsscenarier opprettes, og påliteligheten er sikret, kan tjenesten skaleres opp for en større distribusjon.
Mobilapper som kan integreres i denne arbeidsflyten tilbys også, noe som gjør det lettere å skanne kvitteringer mens du er på farten, godkjenne fakturaer for rask betaling og signere skjemaer direkte på enheten.
Mens Docuware tilbyr en demo og gratis prøveperiode, avhenger prisingen selvfølgelig av tjenestene som er valgt, og krever derfor at den potensielle kjøperen tar kontakt for et tilpasset tilbud.
Gratis prøveperiodeOppdatering: Docuware tilbyr nå en gratis prøveversjon i samarbeid med. Klikk her nå for å kreve. Se tilbud
4. MasterControl
DMS fokuserte på overholdelse
MobiloptimalisertStøttet av regulatorerGlobale standarderInnenfor store organisasjoner er det ofte prosesser og forskrifter som er på plass for å sikre at dokumentene er kompatible og følger selskapets retningslinjer. Men når du har massevis av filer, kan det være vanskelig å følge slike regler.
MasterControl Document Control Software, som brukes av noen av verdens største reguleringsorganer, er programvare for dokumenthåndtering som adresserer komplekse regler og standarder over hele verden. Det tar sikte på å redusere samsvarskostnader og øke intern effektivitet.
Systemet automatiserer ruting, levering, opptrapping og godkjenning av vitale dokumenter. Det har også et sentralt, sikkert arkiv der du kan lagre og søke etter forretningsfiler.
Det er ingen indikasjoner på en gratis prøveperiode, og priser krever at du kontakter selskapet for et tilbud.
5. XaitPorter
Skibasert samarbeid på sitt beste
Fullt skyoptimalisertSmarte samarbeidsfunksjonerSalesforce-integrasjonHvis du leter etter en skyløsning for å lage dokumenter, bør du absolutt sjekke ut XaitPorter.
Det som er bra med dette systemet er at det er ekstremt fleksibelt. Du er i stand til å samarbeide og jobbe med dokumenter samtidig med kolleger, og du kan enkelt dele tilbakemeldinger med hverandre. Den administrerer også alle aspekter av arbeidsflyten, slik at du ikke trenger å bekymre deg for formatering, nummerering og layout.
XaitPorter har også noen nyttige triks på integrasjonsfronten. Programvaren kan fungere med Salesforce, Oracle, SAS, Microsoft 365, OpenText og Dropbox. Og den brukes for tiden av over 45 000 firmaer over hele verden.
Selv om det er en demo tilgjengelig, er det ingen gratis prøveperiode, og priser krever å ta kontakt for et tilbud.
Andre DMS-plattformer å vurdere
Selv om det er en rekke dedikerte kontor- og dokumentplattformer vi kan nevne, ikke minst Office 365, LibreOffice og Adobe Document Cloud, er disse mer fokusert på å lage dokumenter og administrere dem, i stedet for å administrere og lagre dokumenter fra flere kilder og formater. Derfor fortsetter vi denne listen med noen av de andre DMS-løsningene som er verdt å vurdere:
Samepage er litt annerledes enn standard dokumenthåndtering, da det handler mer om å lage et enkelt fokuspunkt for all kommunikasjon, prosjekter og dokumentdelingsverktøy. Målet er å forenkle alt i en enkelt app i motsetning til å ha flere programvareapplikasjoner for forskjellige oppgaver. Grensesnittet er enkelt og enkelt å bruke, med samarbeid innebygd i hjertet av det. I den forbindelse gjør det Samepage til en potensielt fleksibel løsning for å dekke flere behov.
Dokmee annonserer seg som en løsning for bedriftsinnholdsstyring, for å organisere, sikre og administrere filer. Den støtter en rekke dokumentformater, og gir også dokumentavbildning og datafangst som en del av tjenesten. Alt kan indekseres smart ved hjelp av AI, med filer automatisk stemplet for indeksering, samt regelbasert ruting for å gjøre lagring og arkivering enklere, som alt gjøres gjennom sikker hosting i skyen. Som forventet støttes samarbeid, med tillatelser og revisjonsalternativer tilgjengelig for enklere filadministrasjon.
eFileCabinet er en programvareløsning for dokumenthåndtering som bruker smart automatisering for å organisere, navngi og lagre filer i henhold til innholdet. Maler er tilgjengelige for å tilpasse dokumentmappetreet i hele systemet. Tillatelser, utløp av fil / mappe og varsler kan også settes opp for fildeling og for sending av filforespørsler, som alt gjøres ved hjelp av en sikker URL. Generelle tilgjengelighetsregler kan også settes opp i henhold til selskapets policy.
Abbyy er kanskje mest kjent for sine fillesere og skanningstjenester, men de tilbyr også en digital dokumentarkiveringstjeneste som muliggjør sikker lagring og bruk av dokumenter. Tilgang kan spores og logges, og eksisterende dokumenter kan gjenbrukes og redigeres etter behov for ny utstedelse. Meta nøkkelord kan brukes for enkelt søk på toppen av normale søkefunksjoner, og distribueres enkelt via nettet eller e-post etter behov. En potensiell begrensning er at Abbyy-tjenester primært er bygget for å lagre dokumenter i PDF-format.
- Vi har også vist den beste lagring av nettskydokumenter.
