Å leve i en virtuell verden akkurat nå trenger ikke å være så begrensende. Selv om det er sant at mange av oss er selvisolerende og tapper på jobben ved hjelp av en forretnings-laptop og Zoom-chat, er det måter å holde et virtuelt arrangement for et forretningsmøte, videokonferanse, produktdemonstrasjon eller til og med en fullverdig kick-off fest. Som bedriftsledere trenger vi ikke lure på om folk hopper ut av arrangementet eller til og med unngår å delta fordi det er bedre alternativer.
Heldigvis gjelder mange av prinsippene og konseptene fra en ekte personlig begivenhet fremdeles for å avholde en virtuell begivenhet - helt ned til snacks og kaffe og bli kjent-tid. Det er en god ide å etterligne en ekte begivenhet så mye som mulig for å hjelpe folk til å føle seg komfortable og delta, og også slik at de holder fast ved arrangementet og ikke faller ut plutselig.
Selv om det kan være noen få tekniske hindringer, er det fortsatt mulig å engasjere seg med massene på en måte som er effektiv og produktiv og fører til samme suksessnivå. Den viktigste delen av dette er å være forsettlig - å innse at folk er bekymret og stresset over den verdensomspennende pandemien, og at de har mange ting som konkurrerer om deres oppmerksomhet. Når det er en strømlinjeformet tilnærming til arrangementet, konsekvent kommunikasjon og ekstra fordeler involvert, vil du oppdage at folk er like interesserte og fangne.
1. Kommuniser om hva du kan forvente
Et av de viktigste trinnene for enhver begivenhet er en overføring fra den virkelige verden. Jo mer du kan kommunisere om hva du kan forvente - ved hjelp av en agenda, et nettsted med mer informasjon, e-postmeldinger med oppdateringer om tidsplanen og bilder av de som snakker - jo bedre. Dette tapper inn i det grunnleggende menneskelige behovet for å være "i kunnskapen" om enhver hendelse.
Det hjelper også deltakerne å vite om arrangementet vil være svært strukturert og verdt, selv om det er "påkrevd" for dem. (Unngå feilen ved å tenke at en nødvendig begivenhet automatisk vil garantere suksess.) En virtuell begivenhet er allerede hemmet av det faktum at en deltaker kan ha en smarttelefon som sitter ved siden av dem, eller til og med en hjemmefjernsyn og en videospillkonsoll. Hvis de vet at det vil være detaljert diskusjon og beslutningstaking involvert, vil de sette telefonen til side.
2. Bruk Facebook-hendelsesfunksjoner
Det er noe nesten magisk med å bruke funksjonene til Facebook-hendelser. For det første, i et virtuelt miljø der alle er på en bærbar datamaskin og bruker Zoom for å delta, er hendelsesfunksjonene på sosiale medier rent gull. De får det hele til å virke mer offisielt. Imidlertid gjør hendelsesfunksjonene også mye mer enn det.
Fordi vi alle er distrahert i disse dager, med flere alternativer når det gjelder hvordan vi kobler til, vil hendelsesfunksjonene sende varsler som påminnelser og spore hvem som faktisk deltar og hvem som hopper ut. Disse dataene kan hjelpe deg for hvert møte. Når du har holdt ett arrangement, kan du spore suksessen og kontakte de som hoppet ut direkte. Og ikke undervurder verdien av gruppepress. Arrangementsfunksjonene viser potensielle deltakere som ellers har sagt ja til å være en del av arrangementet.
3. Planlegg for improvisert diskusjon
En annen lærdom fra hendelser fra den virkelige verden er å tillate improviserte diskusjoner. Det er en fristelse å gå i gang med en gang, å hoppe rett inn på agendaen. Unngå dette scenariet. Igjen snakker vi om distraherte mennesker som deltar på en bærbar datamaskin. De fleste av oss trenger en periode for å tilpasse oss det rare ved å delta på en virtuell begivenhet, og vi liker å bli kjent med de som deltar på en ikke-strukturert måte.
Tillat minst ti minutter eller mer for folk å innhente, prate om været og til og med gå inn i personlige problemer. Ingen liker å delta på et møte der det er en kald, steril agenda og ett hovedtalehode. Selv i den virkelige verden er dette hendelser som folk hopper ut av så snart de starter.
4. Gjør tre ganger så mye forfremmelse
For å sikre at en virtuell begivenhet lykkes, er det viktig å minne deltakerne flere ganger. Anta at folk er ekstremt distrahert, så du må markedsføre arrangementet tre ganger så mye eller mer. Dette kan omfatte sending av e-post, tekstmeldinger, sosiale medier chat-meldinger og andre invitasjoner utover det du vanligvis noen gang ville gjort. Å forstå hvordan folk bruker digital kommunikasjon - det vil si at de blar raskt forbi ting - betyr at du må overkommunisere med dem og prøve å fange deres interesse og oppmerksomhet.
Et tips her er å spore suksessen til alle invitasjoner til hvert arrangement. Hvis du sender e-post, må du sørge for at du bruker et verktøy som kan spore om potensielle deltakere har åpnet og lest meldingen. Hvis du legger ut på sosiale medier, kan du spore likes og delinger. Dette vil hjelpe deg å holde deg bevisst om hvor ofte du kommuniserer om arrangementet og hva som har eller ikke har fungert tidligere.
5. Oppmuntre snacks og kaffe
Gjett hva? En grunn til at vi deltar på ekte personlige møter, er gratis snacks. Det er menneskelig natur. I virtuelle omgivelser kan dette være utfordrende, men ikke umulig. Hvis du bestemmer deg for å holde et selskapsmøte om noen uker og vil at alle skal delta, kan du prøve å tilby lignende insentiver. På hendelsesadministrasjonsnettstedet EventBrite kan du for eksempel opprette en registreringsside for dine ansatte. Hvis de fyller ut det og klikker på de riktige alternativene under påmeldingen, tilbyr du en kampanjekode for gratis UberEats-levering eller en gratis bagel på et lokalt spisested - levert til møtet.
La oss si at du planlegger en ny produktlansering - send hver deltaker en gratis kode for en kaffe på Starbucks de kan bruke til møtet. Dette konseptet kan virke som gammeldags, og ansatte eller deltakere kan bare bruke koden og ikke delta på møtet, men i det minste er det et forsøk på å etterligne et reelt incitament som faktisk fungerer.
- For profesjonelle konferanser, sjekk ut de beste konferansetelefonene.