eFileCabinet er ganske enkelt en av de beste programvareplattformene for dokumentbehandling. eFileCabinet tilbyr detaljert kontroll over sikkerhet, fildeling, versjonering og mer. AI-funksjoner hjelper deg med å kategorisere filene dine automatisk, og optisk tegngjenkjenning lar deg søke i alle data i skannede filer. Den eneste ulempen med eFileCabinet er at det kan være dyrt, spesielt hvis du har mange brukere eller trenger integreringstillegg.
I vår eFileCabinet-gjennomgang hjelper vi deg med å avgjøre om denne dokumentadministrasjonsplattformen er riktig for din virksomhet.
- Den beste programvaren for dokumenthåndtering
Planer og priser
eFileCabinet tilbyr tre prisalternativer. Advantage-abonnementet koster $ 55 per bruker per måned hvis det faktureres årlig, og inkluderer 1 TB lagringsplass sammen med alle de essensielle funksjonene til eFileCabinet. Imidlertid er du begrenset med hvilke tillegg du kan kjøpe, så eFileCabinet kan ikke særlig utvides med Advantage-planen.
Forretningsplanen koster $ 99 per bruker per måned hvis den faktureres årlig, og inkluderer 5 TB lagringsplass for bedriften din. Denne planen inkluderer forhåndsvisning av dokumenter og integrasjoner med Microsoft OneDrive og Google Drive side om side. Det gjør det også mulig å kjøpe tillegg for Salesforce-integrasjon, enkelt pålogging, automatiserte arbeidsflyter og e-postintegrasjon.
Den ubegrensede planen koster $ 199 per bruker per måned som faktureres årlig. Denne planen inkluderer alle eFileCabinets tilleggsprogrammer pluss ubegrenset dokumentlagring.
Funksjoner
eFileCabinet er fullpakket med funksjoner som hjelper ansatte å dele filer, administrere dokumenter og effektivisere arbeidsflyter.
En av de beste tingene med eFileCabinet er hvor enkelt det gjør fildeling. Med denne programvaren kan du umiddelbart dele filer med hvem som helst, innenfor eller utenfor organisasjonen din. Det er ingen grense for antall gjester du kan ha med å jobbe med dokumenter i kontoen din, uavhengig av planen din. I tillegg har du kontroll over redigeringstillatelser og kan velge å motta varsler når en delt fil lastes ned.
Spesielt gjør eFileCabinet deg også i stand til å be om filer fra andre brukere eller gjester. Når du lager en filforespørsel, kan du opprette flere dokumentfelt og bestemme om de er obligatoriske eller valgfrie. Du kan også forhåndsinnstille opplastingsplasseringen for filer slik at de automatisk lastes opp til mappen der de hører hjemme.
En av måtene eFileCabinet hjelper med å holde virksomheten organisert på, er med mappemaler. Med mappemaler kan du opprette standardiserte kataloger med forhåndsvalgte mapper. For eksempel kan du lage en mal der en overordnet mappe inneholder 12 underkataloger, hver med navnet på en individuell måned.
Fordelen med dette systemet er at hver fil du oppretter eller mottar har et hjem. I tillegg er det enkelt å standardisere mappestrukturer for alle dine ansatte i hele virksomheten. Det gjør det lettere å dele og finne filer og eliminerer den potensielle forvirringen som kommer fra hver ansatt som lager sitt eget arkivsystem.
Forretnings- og ubegrensede brukere har tilgang til automatiserte dokumentarbeidsflyter, som er en kraftig måte å effektivisere virksomheten på. Et program som eFileCabinet fremhever, er å automatisk navngi og arkivere et innkommende dokument basert på tilstedeværelsen av visse nøkkelord i selve dokumentet. Du kan også bruke arbeidsflyter til å dele skjemafelt i søkbare underkategorier, noe som gjør dokumentsøkene enda kraftigere.
Grensesnitt og i bruk
eFileCabinets webplattform er generelt veldig lett å navigere med et trepaneldesign som gjør det mulig å se hele mappekatalogen, filene i en valgt mappe og en forhåndsvisning av en enkelt fil. Det er også en søkefelt for raske dokumentsøk og et favorittpanel for enkel tilgang til de mest brukte mappene dine.
Det er imidlertid verdt å merke seg at du ikke kan redigere dokumenter i eFileCabinet. Dette er litt skuffende, spesielt når du bare trenger å gjøre enkle endringer i et Word-dokument eller skjema. Når det er sagt, kan du lagre ubegrensede filversjoner, noe som er fint å jobbe med prosjekter med mange revisjoner.
eFileCabinet tilbyr også mobilapper for iOS og Android. En bemerkelsesverdig ting ved mobilappene er at de lar deg ta bilder av ethvert papirdokument og umiddelbart laste dem opp til eFileCabinet-skyen.
Brukerstøtte
eFileCabinet tilbyr støtte via telefon, e-post og live chat fra kl. 07.00 til 18.00 Mountain Time, mandag til fredag. Du kan kjøpe telefonstøtte 24/7 som et valgfritt tillegg (pris kun ved tilbud). eFileCabinet har også en online kunnskapsbase som inneholder svært detaljerte brukerhåndbøker for de fleste av programvarens nøkkelfunksjoner.
Sikkerhet
eFileCabinet er vert for dokumentene dine i skyen og tar sikkerhet på alvor. Alle filene er kryptert i ro og forbindelsen din til skyen er kryptert med SSL. Tofaktorautentisering under pålogging er også en standardfunksjon.
I tillegg har administratorer betydelig kontroll over programvaren. Du kan stille inn krav til passordkompleksitet, velge IP-adresseliste eller begrense påloggingstidene. Administratorer har også tilgang til komplette aktivitetslogger for alle brukere.
Den eneste sikkerhetsfunksjonen vi savnet var muligheten til å sette nedlastingsgrenser for delte filer. eFileCabinet tilbyr også hurtig tilgang til URL-lenker til dokumenter, som, selv om det er praktisk, ikke er veldig sikre.
Konkurransen
Det er mye å like med eFileCabinet. Men hvis den ikke har funksjonene eller integrasjonene virksomheten din trenger, bør du vurdere Dokmee eller DocuWare. Dokmee er designet for bedriftsbedrifter, og automatisering av arbeidsflyt er standard. DocuWare tilbyr flere mobile verktøy og overholdelsesfunksjoner, i tillegg til hele 500 integrasjonsalternativer. Begge plattformene tilbyr bare priser ved tilbud, men forventer at de blir dyrere enn eFileCabinet for mellomstore bedrifter.
Endelig dom
eFileCabinet er en kraftig programvare for dokumentadministrasjon med mange gode funksjoner for små og mellomstore bedrifter. Plattformen gjør det enkelt å standardisere filorganisasjon på tvers av virksomheten din og å automatisk organisere filer ved hjelp av AI-baserte arbeidsflyter. Den har også robust støtte for fildeling og styring. Selv om eFileCabinet er dyrt, kan det være verdt prisen i hvilken grad det kan strømlinjeforme virksomheten din.
- Vår guide til den beste dokumenthåndteringsprogramvaren