Coronaviruspandemien har dramatisk transformert hvordan fagpersoner deltar på møter og samarbeider. Med nedleggelse av kontorer og økende fjernarbeid globalt, har videokonferanser blitt normen for mange mennesker.
Mens videokonferanseplattformer som Zoom, Microsoft Teams og Google Meet har tillatt folk å holde kontakten gjennom hele coronaviruspandemien, går ikke videosamtaler alltid etter planen. Det er mange problemer som kan oppstå under en videosamtale, enten det er en ustabil internettforbindelse, uønsket bakgrunnsstøy, et distraherende bakteppe, en mikrofon av dårlig kvalitet eller noe annet.
Men heldigvis er det mange ting du kan gjøre for å forbedre opplevelsen av videokonferanser. For eksempel kan du lage en tidsplan, slå av mikrofonen når andre snakker, bruke støydempende hodetelefoner, sette bakgrunn, kjøre tekniske kontroller før en samtale, sørge for at du sitter i et godt opplyst rom og mye av andre trinn. Fortsett å lese for å lære hvordan du kan ta videosamtalene dine til neste nivå.
- Dette er de beste skytelefonsystemene på markedet
Slå av mikrofonen når du ikke snakker
Når du er i en videosamtale med flere personer, er det ikke noe mer irriterende enn å høre bakgrunnsstøy fra mikrofonen til noen som ikke snakker. Som et resultat blir høyttalere distrahert, mens de som lytter ikke kan høre hva høyttaleren sier.
Det er vanlig å slå av mikrofonen hvis du ikke snakker under en videosamtale. Dette vil sikre at mikrofonen din ikke ved et uhell tar opp bakgrunnsstøy som ender med å forstyrre en videosamtale.
Sett en tidsplan
Uorganiserte videosamtaler er et mareritt, spesielt når folk stadig forstyrrer hverandre, verten fortsetter å bytte mellom emner, eller samtalen fortsetter i timevis. Derfor er forberedelse viktig.
Men hvordan kan du sikre at en videosamtale er godt organisert? En flott måte å gjøre dette på er å lage en tidsplan som viser alle tidspunkter, høyttalere, emner, mål og andre viktige komponenter i et videomøte. Etter å ha opprettet en tidsplan, kan du sende den til alle deltakerne før videosamtalen finner sted og legge den til i beskrivelsen av samtalen.
Bruk hodetelefoner
Mange bruker den innebygde mikrofonen og høyttalerne på den bærbare datamaskinen, stasjonære datamaskinen, smarttelefonen eller nettbrettet for å delta i videosamtaler. Men det er mange grunner til at du ikke bør gjøre dette, for eksempel at enhetens mikrofon plukker opp bakgrunnslyder, standardmikrofonen som har tekniske problemer, eller andre mennesker som kan høre en videosamtale fordi du sitter på et offentlig sted eller et travelt kontor.
Så, er det et alternativ til å bruke enhetens mikrofon og høyttalere til videosamtaler? Ja, du kan ganske enkelt koble til et par støyreduserende hodetelefoner. Disse vil blokkere bakgrunnsstøy, ta opp stemmen din nøyaktig og sikre at ingen kan høre på videosamtalene dine. Her er noen alternativer du kan prøve.
Kjøp et eget webkamera
I dag har det store flertallet av tilkoblede enheter sportskameraer som vender fremover for videosamtaler. Men hvis enheten ikke har en eller kvaliteten på det innebygde webkameraet ikke er best, kan du alltid kjøpe et enkelt webkamera for å koble til enheten. Hvis du trenger hjelp til å velge en god modell, har vi allerede avrundet de beste webkameraene.
Sett en bakgrunn
Enten du sitter på en travel kaffebar, ligger i sengen eller går nedover gaten, er det ofte tider når bakteppet ditt ikke passer for en profesjonell videosamtale. Men det som er bra med moderne videokonferanseplattformer som Zoom og Microsoft Teams, er at de lar deg endre bakgrunnen din slik at samtalen din ser mer profesjonell ut.
Avhengig av anledningen kan du til og med velge en morsom bakgrunn. De beste videokonferanseplattformene tilbyr biblioteker som inneholder et stort utvalg av forhåndsdesignede bakgrunner og til og med lar deg laste opp dine egne. Uansett trenger du ikke å bekymre deg for at sokkene dine sniker seg inn i bakgrunnen til en viktig videosamtale.
Sjekk teknologien og programvaren din på forhånd
De fleste har hatt tekniske problemer mens de er i en videosamtale, enten mikrofonen din ikke fungerer, høyttalerne dine ikke spiller noen lyd, webkameraet ditt slår seg ikke på, enheten krasjer eller andre problemer som påvirker en virtuell møte. Selv om tekniske vanskeligheter noen ganger ikke kan hjelpes, kan de vanligvis unngås hvis du sjekker at alt er i gang før en videosamtale finner sted.
For eksempel bør du sørge for at videokonferanseplattformen er installert på enheten din; sjekk at mikrofonen, høyttalerne og webkameraet fungerer; ha lenken for å bli med i samtalen hendig; og koble til den beste tilgjengelige internettforbindelsen.
Ha en lader i nærheten
Et annet problem som ofte skjer under en videosamtale, er at enheten plutselig går tom for batteri og slår seg av. På grunn av dette kan du ende opp med å savne store biter av en viktig videosamtale. Men du kan enkelt løse dette problemet ved å ha en lader i nærheten eller holde enheten koblet til en stikkontakt gjennom en hel videosamtale.
Se delen
Hva du skal ha på deg under en videosamtale er også verdt å vurdere. Hvis du er vert for eller deltar i en videosamtale på jobben, er det viktig å være profesjonell. Du ville for eksempel ikke ha på deg et par pyjamas på kontoret. Selv om ikke alle trenger å ta på seg en dress eller en svart kjole under en videosamtale, er det fortsatt viktig å kle seg på riktig måte. Samtidig er det verdt å pusse håret hvis du nettopp har rullet deg ut av sengen og er i ferd med å delta i en videosamtale.
Sjekk belysningen
Belysning er en annen viktig faktor å vurdere hvis du ønsker å forbedre videokonferanseopplevelsen. Hvis du sitter i et mørkt rom, vil ikke de andre deltakerne kunne se deg i videosamtalen. For å unngå dette kan du prøve å sitte i nærheten av et vindu eller kunstige lys. Bare pass på at lyskilden ikke er for overveldende. Ellers kan folk fremdeles slite med å se deg tydelig under samtalen.
Velg en topp videokonferanseplattform
I dag er det mange forskjellige videokonferanseplattformer tilgjengelig på markedet. Å velge en topprangerte leverandør er en rask og enkel måte å sikre at videosamtaleropplevelsen din er god. Men hvilken leverandør skal du velge? Våre favoritt videokonferanseplattformer er GoToMeeting, RingCentral Video, Microsoft Teams, Google Meet, Zoom-møter og mange flere.
- Vi har også omtalt de beste PBX-telefonsystemene